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MOURA, Kamila de Andrade; LAIPELT, Rita do Carmo Ferreira; BARROS, Thiago Henrique Bragato. M4LAW e
suas Classes: um olhar sobre as possibilidades de representação da informação. Brazilian Journal of
Information Science: research trends, vol. 17, publicação contínua, 2023, e023048. DOI: 10.36311/1981-
1640.2023.v17.e023048.
M4LAW e suas Classes:
um olhar sobre as possibilidades de representação da
informação
M4LAW and its Classes: a look at the possibilities of information representation
Kamila de Andrade Moura (1), Rita do Carmo Ferreira Laipelt (2),
Thiago Henrique Bragato Barros (3)
(1) Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Brasil, kamoura15@gmail.com
(2) ritacarmo@yahoo.com.br
(3) bragato.barros@ufrgs.br
Resumo
Apresenta um percurso para a construção de um tesauro de tipos documentais num domínio jurídico para
aplicação no sistema de gestão inteligente de documentos M4law. Revisa a literatura sobre Sistemas de
organização do conhecimento, taxonomias e tesauros, visando caracterizar estas ferramentas. A
metodologia utilizada é de natureza qualitativa e aplicada, utilizando a pesquisa documental como
procedimento técnico. Reúne princípios para elaboração do tesauro com base no contexto jurídico e
tecnológico apresentado, e indica que o software tem condições de explorar melhores recursos
terminológicos, sugerindo estudos futuros sobre o assunto.
Keywords: Documentação jurídica. Sistemas de organização do conhecimento. Taxonomia. Tesauro.
Classificação. M4law.
Abstract
It presents a route for building a thesaurus of document types in a legal domain for application in the M4law
intelligent document management system. It reviews the literature on knowledge organization systems,
taxonomies and thesauri, aiming to characterize these tools. The methodology used is of a qualitative and
applied nature, using documentary research as a technical procedure. It brings together principles for
preparing the thesaurus based on the legal and technological context presented, and indicates that the
software can explore better terminological resources, suggesting future studies on the subject.
Keywords: Legal documentation. Knowledge organization systems. Taxonomy. Thesaurus. Classification.
M4law.
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suas Classes: um olhar sobre as possibilidades de representação da informação. Brazilian Journal of
Information Science: research trends, vol. 17, publicação contínua, 2023, e023048. DOI: 10.36311/1981-
1640.2023.v17.e023048.
1 Introdução
A informação é, cada vez mais, algo fundamental para o desenvolvimento de qualquer
processo, seja ele educativo, cultural, político, corporativo/empresarial, entre outros. Com a
internet e seus recursos frequentemente atualizados, organizar e recuperar a informação correta e
adequada para cada contexto é algo desafiador (MARCONDES, 2001). Dentro do âmbito
empresarial, o desafio é ainda maior, tendo em vista a diversidade e quantidade de informações
que são recebidas, processadas e armazenadas diariamente com finalidades diversas de utilização,
além das que são produzidas pelo próprio ofício em si.
Nessa perspectiva, cabe às organizações zelar pela organização, representação e
recuperação das informações recebidas e produzidas, visando desempenhar seus papéis com
eficiência e alta performance na entrega de sua atividade fim. Para Nonaka (2008, p. 39), “[...] as
empresas bem-sucedidas são as que criam consistentemente novos conhecimentos, disseminam-
no amplamente pela organização e o incorporam rapidamente em novas tecnologias e produtos.”.
No meio jurídico, em que o desempenho das atividades depende impreterivelmente do
cumprimento de prazos e da atualização constante de dados, a organização da informação é
essencial. Além disso, por ser uma área de especialidade com terminologia própria e tipos
documentais específicos, se faz necessária a atuação de profissionais qualificados e especializados
oferecendo suporte às atividades (MIRANDA; SANTOS, 2018). Ainda nesse sentido, Marcondes
(2001) reconhece o profissional da informação como agente decisivo no que diz respeito à
representação da informação, visando a economia da informação e do conhecimento.
Na visão de Nonaka (2008), uma empresa criadora de conhecimento é aquela que torna
acessível o conhecimento tácito (pessoal) a todos da organização. A web e suas ferramentas
colaboraram de forma a criar recursos facilitadores para a gestão da informação e do conhecimento
(TORRES; COSTA, 2018). Como resultado destas demandas, torna-se necessário encontrar uma
forma de organizar e representar as informações e o conhecimento produzidos através de Sistemas
de Organização do Conhecimento (SOC). Schiessl e Shintaku (2012), vêem os SOC como
fundamentais para os documentos digitais, visto que possibilitam uma ampla gama de opções de
organização, respeitando suas características principais.
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Embora as tecnologias ofereçam uma variedade de instrumentos para aprimorar os
procedimentos de representação documental e recuperação de informações, atuando, assim, como
auxiliares, não necessariamente resolvem de maneira eficaz os desafios relacionados às dinâmicas
informativas inerentes a cada campo de conhecimento. Cada instituição estabelece um âmbito
distinto com suas características próprias, o que influencia a forma como o saber é edificado,
ordenado e compartilhado.
Portanto, além das soluções tecnológicas, é imprescindível conduzir pesquisas sob a ótica
da Organização do Conhecimento (OC), a fim de compreender como esses cenários podem aplicar
as tecnologias de maneira pertinente ao seu contexto. Adicionalmente, percebemos que é
imperativo examinar os sistemas empresariais sob essa perspectiva, seja para identificar elementos
que desviam dos princípios da área, demandando investigações mais detalhadas, seja para indicar
diretrizes e aperfeiçoamentos nesses aplicativos. Em ambos os cenários, isso enriquece as agendas
de pesquisa da área como um todo.
Este artigo descreve estudos realizados para a construção de um tesauro de tipos
documentais destinado à aplicação no M4law, que consiste em um software de gestão de
documentos no âmbito jurídico. Neste sistema, a disposição dos documentos é representada por
uma hierarquia de categorias previamente definida, intitulada classes, que também serve como um
dos critérios de pesquisa para encontrar documentos. Entretanto, numa busca por classes os
resultados serão limitados ao termo que corresponde à classe, não permitindo uma gestão
terminológica que abarque sinônimos e termos relacionados, em direção a uma pesquisa
semântica. Dessa forma, acredita-se que a construção e aplicação de um instrumento terminológico
nesse sentido poderá qualificar tanto a representação documental quanto a recuperação das
informações dentro da plataforma.
A metodologia adotada foi de natureza qualitativa e aplicada, e como procedimento técnico
foi utilizada a pesquisa documental. Quanto aos seus objetivos, configuram-se em exploratórios e
descritivos, buscando compreender e descrever o contexto informacional relacionado à aplicação
do sistema de gestão de documentos, analisando-o a partir de uma perspectiva terminológica, com
o intuito de gerar um produto que pudesse ser integrado ao software M4law.
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A seção 2 traz uma breve revisão de literatura acerca dos Sistemas de organização do
conhecimento, taxonomias e tesauros, temas estes que fundamentam a pesquisa. Na seção 3 é
apresentado o contexto da Documentação jurídica e o contexto organizacional do estudo, bem
como introduz o software M4law e o relato de sua implantação. A seção 4 elenca os princípios
reunidos para a construção do tesauro documental jurídico, e na seção 5 são apresentadas as
considerações finais.
2 Sistemas de organização do conhecimento e suas configurações
Representar um conjunto de informações contidas em um documento com apenas uma
palavra por si só não é uma tarefa simples. Aliando isso à complexidade da operação de um sistema
informatizado de organização e recuperação da informação dentro de um domínio especializado,
torna-se algo desafiador. Para Dodebei (2014), a produção e disseminação de conhecimento
técnico está vinculada à construção de modelos de representação que reflitam as áreas do
conhecimento especializadas, produzindo suas memórias documentárias e qualificando o ciclo da
informação.
A organização do conhecimento (OC) é uma área de pesquisa, ensino e prática,
fundamentada em dois principais aspectos: processos de organização do conhecimento
(catalogação, classificação, indexação, análise de assunto); e sistemas de organização do
conhecimento (sistemas de classificação, listas de cabeçalhos de assuntos, tesauros, ontologias,
sistemas de metadados, entre outros). Numa perspectiva ampla, dedica-se a compreender e
desenvolver serviços de informação e estende-se à sociedade como um todo (HJORLAND, 2008,
online). Para Brascher e Café (2008), a OC é um processo de modelagem de domínio, que através
da sistematização de conceitos, suas características e relacionamentos, permite a representação do
conhecimento através de seus sistemas de organização do conhecimento (SOC).
Os SOC são instrumentos de representação voltados à construção de modelos que refletem
as estruturas conceituais de domínios específicos, sua distribuição e relações. Eles facilitam a
organização, gestão e recuperação da informação, e influenciam na gestão do conhecimento
(HODGE, 2000; HJORLAND, 2008). Souza; Tudhope e Almeida (2012) entendem que não é
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possível definir de forma exata e exaustiva o conceito de SOC e seus tipos, mas consideram que
eles podem ser divididos de acordo com sua estrutura, graus de relacionamento e diferentes usos;
e sugerem uma divisão aproximada entre: a) textos não estruturados (abstracts); b) estruturas de
conceito, relacionamento e layout (mapas conceituais, mapas mentais, modelos de dados); c) listas
de termos e conceitos (folksonomias, catálogos de autoridades, glossários, anéis de sinônimos); e
d) estruturas de conceitos e relacionamentos (vocabulários controlados, esquemas de classificação,
taxonomias, tesauros e ontologias) (SOUZA, TUDHOPE; ALMEIDA, 2012).
Já Moreiro-González (2011, p. 41) classifica os SOC como grupos de linguagens de
organização e representação da informação, de acordo com seus níveis de implantação e
estruturação, de forma a segmentá-los em:
[...] palavras-chave independentes (folksonomias, sistemas de indexação social);
listas de palavras (glossários, listas de nomes, dicionários, índices toponímicos);
facetas, esquemas de categorizações e classificações, cabeçalhos de assunto,
taxonomias; grupos de relações (tesauros, topic maps, ontologias, redes
semânticas).
Para além de uma definição fechada e estanque a respeito dos SOC e seus tipos, é possível
observar que a área de organização do conhecimento, juntamente com seus sistemas e processos,
não é algo inerte, mas sim um campo em desenvolvimento, expansão e que suscita discussões
acerca de seus elementos. Dessa forma, o processo de construção de um SOC consiste na
modelagem de domínios do conhecimento, visando sua representação em estruturas conceituais,
auxiliando na organização e recuperação da informação e na produção de novos conhecimentos.
Dentre os SOC, as taxonomias se configuram como uma das ferramentas que fornece princípios
para estruturação de sistemas mais complexos, e serão melhor descritas a seguir.
2.1 Taxonomias: o princípio de uma estrutura classificatória
A classificação, segundo Schiessl e Shintaku (2012, p. 59) “[....] está diretamente
relacionada com a organização do conhecimento, como forma de categorizar e organizar
determinada área.”. Implica em nomear, rotular, colocar em alguma categoria/posição, e depende
do método utilizado e do objetivo a ser alcançado com esta ação. Com relação a seus métodos,
Biderman (1998, p. 89) determina:
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Os critérios de classificação usados para classificar os objetos são muito
diferenciados e variados. Às vezes, o critério é o uso que o homem faz de um
dado objeto; às vezes, é um determinado aspecto do objeto que fundamenta a
classificação; às vezes, é um determinado aspecto emocional que um objeto pode
provocar em quem o vê, e assim por diante.
O conceito de taxonomia remete inicialmente à Biologia, através de Karl Von Linné e seus
estudos de classificação de seres vivos, podendo ser vista também como uma prática ou ciência de
classificar. Sua estrutura é basicamente hierárquica, constituída de classes e subclasses, e até
mesmo superclasses, se necessário. Na Ciência da Informação, ganhou espaço com a evolução das
necessidades de formas de representação do conhecimento mais dinâmicas e adaptáveis, elementos
característicos dos meios digitais (VITAL, 2010; SCHIESSL; SHINTAKU, 2012; MEDEIROS,
2012).
Hedden (2010, documento não paginado, tradução nossa) define taxonomia da seguinte
forma:
Para o gerenciamento de informações atuais, o termo taxonomia é usado tanto no
sentido estrito, para significar uma classificação hierárquica ou sistema de
categorização, quanto no sentido amplo, em referência a qualquer meio de
organizar conceitos de conhecimento. [...] Em um sentido mais amplo, uma
taxonomia também pode ser referida como um sistema ou estrutura de
organização do conhecimento.
Ainda que as taxonomias apresentem certa maleabilidade no que diz respeito a sua criação,
seus elementos estão submetidos diretamente à área ou assunto que se quer representar ou
organizar, logo, um contexto ou universo específico. Desta forma, é necessário definir como será
sua estrutura e quais os objetivos a serem alcançados com ela. No que diz respeito a portais e
sistemas empresariais, Woods (2004, online) define as taxonomias corporativas como “[...] uma
forma de representar as informações disponíveis em uma empresa. [...] precisam ser flexíveis e
pragmáticas, além de consistentes.”. Entretanto, ainda não há bibliografia expressiva que se
aplique diretamente ao uso neste contexto.
Com relação à tipologia das taxonomias, autores como Conway e Sligar (2002), Blackburn
(2006, apud VITAL, 2010) e Hedden (2010) as dividem em três segmentos:
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Quadro 1: Tipos de taxonomia
Conway; Sligar (2002)
Blackburn (2006, apud
VITAL, 2010)
Hedden (2010)
Descritiva: baseia-se na
estrutura de um tesauro,
contendo um vocabulário
controlado, pressupondo
padronização de linguagem.
Por assunto: utiliza
organização hierárquica por
ordem alfabética e vocabulário
controlado.
Suporte de indexação: contém um
vocabulário controlado, podendo
também servir para a catalogação
através de vários usuários, sendo
necessário o controle de termos.
De navegação: como o nome
indica, tem como intenção a
descoberta através da
navegação, e os termos
apresentam relações específicas
para o contexto dos usuários.
Por unidade: a organização é
vista através de seus
departamentos, o que pode
gerar certa dificuldade para o
caso de documentos
compartilhados entre mais de
uma unidade.
Suporte de recuperação: consiste
numa estrutura livre, de forma a
estimular a navegação do próprio
usuário, sem a existência de um
vocabulário controlado ou de
hierarquia.
Para gerenciamento de dados:
visa o compartilhamento de
informações entre grupos
específicos de usuários,
possuindo uma lista de termos é
mais simples e desprovida de
relações hierárquicas
Funcional: leva em conta as
funções e atividades da
empresa.
Organização e suporte à
navegação: está ligada à
arquitetura da informação de
portais e sistemas, com foco na
classificação e na experiência do
usuário.
Fonte: elaborada pelos autores com base em
Conway e Sligar (2002), Blackburn (2006, apud VITAL, 2010) e Hedden (2010).
É possível identificar semelhanças entre as tipologias elencadas pelos autores, como o
direcionamento para o controle de vocabulário (taxonomia descritiva, taxonomia por assunto e
taxonomia de suporte à indexação); o foco na navegação do usuário (taxonomia de navegação,
taxonomia por unidade e taxonomia de suporte de recuperação), bem como o suporte ao tratamento
das informações (taxonomia de organização e suporte à navegação e taxonomia de suporte de
indexação). Ademais, a possibilidade de criação de taxonomias mistas como alternativas no
sentido de representar a informação em formatos mais flexíveis para o usuário são previstas pela
literatura da área (WOODS, 2004; VITAL; CAFÉ, 2007; HEDDEN, 2010).
Em suma, as taxonomias são estruturas classificatórias que possibilitam a ordenação de
unidades conceituais, mas tem alcance limitado em contextos em que se faz necessária uma
representação conceitual dotada de uma variada rede de relações semânticas. Ainda assim,
exercem papel importante no desenvolvimento de métodos de classificação e de tesauros
(CURRÁS, 2010; MOREIRO-GONZÁLEZ, 2011).
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2.2 Tesauros: redes conceituais e suas relações
A representação do conhecimento em domínios específicos pressupõe a necessidade de
lidar com a linguagem especializada, de forma a possibilitar que a comunicação, disseminação e
recuperação da informação esteja adequada com a linguagem da área. No contexto documental,
esta representação se faz presente através das linguagens documentárias, que para Dodebei (2014,
p. 40) são “[...] metarrepresentações ou representações documentárias, ao lado de outras formas
de representação da informação[...].”.
As linguagens documentárias são instrumentos de representação que visam delimitar
domínios do conhecimento sob o ponto de vista de seus documentos, através da elaboração de
sistemas que buscam organizar e distribuir as informações, bem como controlar as dispersões
terminológicas causadas pelo uso da linguagem natural, atuando como agente mediador entre os
sistemas de informação e seus usuários (CINTRA et al., 2002; CERVANTES, 2006; DODEBEI,
2014).
Sua construção se dá através de métodos de redução semântica, tradução e normalização,
e perpassam a terminologia em direção à construção de sistemas simbólicos com vistas ao
tratamento, organização e recuperação da informação (CURRÁS, 1995; CINTRA et al., 2002;
DODEBEI, 2014). Uma vez elaborada, contribui para a padronização e controle terminológico,
eliminação de ambiguidades e representação da informação, podendo apresentar diversos graus de
complexidade e agindo como instrumentos relacionados à análise documentária. além de fornecer
apoio aos SOC (SCHIESSL; SHINTAKU, 2012; DODEBEI, 2014; MORAES; MOREIRA,
2018).
Dentro das linguagens documentárias, os tesauros merecem destaque pela sua capacidade
de viabilizar redes conceituais de termos e suas relações semânticas em uma determinada área de
especialidade. Através de sua estrutura, bem como suas relações hierárquicas, de equivalência e
associativas é possível construir um sistema linguístico padronizado e com alto grau de coerência
(CURRÁS, 1995; MOREIRO-GONZÁLEZ, 2011). Para Currás (2010), podem ser vistos como
linguagens terminológicas utilizadas para fins documentários.
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Laipelt (2015) considera que apesar um dos pressupostos dos tesauros ser a padronização
da linguagem, no sentido de possibilitar o uso tanto pelos indexadores quanto pelos usuários, isso
não se verifica na prática, o que acaba por defini-los como uma ferramenta meio e não uma
ferramenta fim. De acordo com Carlan (2010), os tesauros são instrumentos desenvolvidos há mais
de 60 anos, mas seus princípios permanecem sendo utilizados e revisitados, indicando que mesmo
tratando-se de um instrumento consolidado, denota a flexibilidade necessária para enfrentar os
desafios e avanços dos sistemas de organização do conhecimento em meio às tecnologias da
informação.
De acordo com a norma ISO 25964 - Information and documentation — Thesauri and
interoperability with other vocabularies - Part 1: Thesauri for information retrieval, publicada em
2011, os tesauros como ferramentas eletrônicas já constituem uma realidade, bem como sua
construção por meio de softwares. Além disso, demonstra a necessidade de vocabulários flexíveis
e elaborados para atender tanto o indexador quando seu usuário, fomenta a interoperabilidade entre
tesauros e outros sistemas, e prevê a aplicação destes em diversos contextos tecnológicos
(INTERNATIONAL..., 2011).
Deste modo, enquanto linguagem documentária, o tesauro viabiliza a padronização e o
controle terminológico com vistas à organização e recuperação de informações e documentos; e
enquanto SOC permite a construção de uma rede de representações conceituais de uma área de
especialidade, de forma a mediar o ciclo informacional dentro de um domínio.
3 Contexto jurídico tecnológico
Para melhor elucidar o estudo aqui relatado, faz-se necessário uma breve apresentação da
informação jurídica e seu contexto documental, bem como do software analisado, melhor descritos
a seguir.
3.1 Informação jurídica
O Direito é uma área do conhecimento que tem origem na Antiguidade e desde então se
desenvolveu no sentido de regular os atos e a convivência do homem em sociedade. Se divide em
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uma dimensão científica, de caráter teórico e interpretativo, e prática, de cunho aplicado e social.
Nesse meio, o elemento que perpassa a área como um todo é a informação jurídica, que para
Guimarães, Nascimento e Furlaneto Neto (2005, p. 7) é “[...] o conjunto de conteúdos que integram
o universo conceitual da Ciência Jurídica (e das instituições afetas a seu fazer) que se expressam
por meio das formas documentais exteriorizadoras da atuação jurídica.”. Neste sentido, a
informação no âmbito do Direito é o insumo necessário para o indivíduo exercer sua cidadania,
garantir seus direitos e cumprir seus deveres; bem como a base para os operadores do direito
desempenharem suas atividades em ambas as dimensões. É um dos tipos de informação que mais
cresce no país, e tem como principais características a longevidade e sua ampla gama de usuários
(MIRANDA; MIRANDA, 2017; MIRANDA; D'AMORE; PINTO, 2013).
A informação jurídica perpassa a esfera pública e privada, e exerce poderes decisório,
probatório e estratégico na manutenção da vida em sociedade através de seus documentos. Para
Smith (2005), os documentos são vistos como entidades sociais detentoras de poderes deônticos,
interferindo diretamente nas interações humanas através da geração, revogação e manutenção de
direitos, deveres e obrigações, criando e extinguindo relações, exercendo uma função social
(TORRES; ALMEIDA, 2013; 2014; COELHO; ALMEIDA, 2017).
Na Ciência da informação, há um consenso na literatura sobre Documentação jurídica
elencando a legislação, a doutrina e a jurisprudência como as principais fontes de informação e
produção documental. O documento por si só é um elemento complexo e multifacetado, tendo
arcabouço fundamentado nas perspectivas documentária, arquivística e diplomática
(NASCIMENTO; GUIMARÃES, 2004), e quando relacionado à área jurídica, sua natureza e
conteúdo unem-se à forma e fim a que se destina, gerando uma diversidade de tipologias que não
se sustentam na tríade documental clássica de fontes de informação jurídica. Desta forma, estudos
de renovação dos conceitos e fontes da Documentação jurídica como área se fazem necessários
(GUIMARÃES; NASCIMENTO, 2007; SILVA; ROLIN, 2009; TORRES, 2013; MIRANDA,
2015), não sendo o objetivo deste artigo esgotar este assunto, mas apenas mencionar a
problemática.
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O documento jurídico, entendido aqui como registro estruturado da informação jurídica,
tem seus modos de apresentação e recuperação afetados diretamente pelo avanço tecnológico, que
facilita o acesso e disseminação das informações às diversas camadas da sociedade (SANTIAGO,
2012; MIRANDA; MIRANDA, 2017) e por iniciativas que buscam dotar a área jurídica de maior
inovação em seus sistemas, informações e linguagem, como a Legal Tech (também conhecido
como LawTech), Legal Design e Visual Law. Esses movimentos trazem desafios no que diz
respeito a sua representação e organização (BARROSO; SOUSA, 2019; ROSADO; DIAS, 2022),
dessa forma, tanto as técnicas empregadas quanto as teorias que norteiam o contexto da área vem
sofrendo influências que irão impactar diretamente nos processos e produtos da Organização do
conhecimento.
3.2 M4law
O M4law é um sistema fornecido pela Br-IT Softwares, uma LegalTech, e consiste numa
plataforma de gestão inteligente de conteúdo/ documentos jurídicos. Seu software base é o M-
Files, desenvolvido pela M-Files Corporation, e se define como uma solução para gerenciamento
de informações corporativas com objetivo de aperfeiçoar o gerenciamento de documentos e
informações, visando a criação, organização e recuperação eficientes. Tem foco no gerenciamento
de conteúdo estruturado para reunir informações de forma mais abrangente (M-FILES
CORPORATION, 2022).
A base de sua operação são os metadados, entendidos como informações que representam
facetas de um objeto informacional. Através de cada objeto e da descrição de suas propriedades
há a possibilidade de criar inúmeros relacionamentos, agrupar informações baseada em contextos,
desenvolvendo assim uma estrutura informacional (M-FILES CUSTOMERS, 2022). O M4law
permite a criação e inserção de objetos (que podem ser documentos ou registros), e a principal
forma de diferenciá-los é por meio das classes. Dessa forma, uma “classe” é uma propriedade
utilizada para agrupar tipos de documentos ou informações. De modo geral, os usuários operam
ativamente na criação e modificação de informações, sendo responsáveis por salvar e classificar
documentos, podendo haver limitações de acesso definidas posteriormente por cada organização.
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A cada novo registro ou documento criado na base, uma escolha de classe deve ser feita,
com base na listagem oferecida pelo mesmo, numa estrutura que pode se dividir em superclasses,
classes, subclasses e subtipos, que será o objeto de análise deste artigo.
3.2.1 Contexto organizacional e implantação do M4law
O ambiente jurídico analisado neste artigo tem atuação nas seguintes subáreas do direito:
societário, tributário, civil, imobiliário, agrário e administrativo. A gestão do conhecimento se faz
presente como um de seus valores organizacionais, o que faz com que a busca por melhorias
constantes nos processos de produção, organização e recuperação da informação seja algo
frequente na organização.
Uma vez implantado, o M4law apresentava uma lista de documentos discriminados por
departamentos, como jurídico, administrativo, comercial, contábil, fiscal/tributário e recursos
humanos. Dentro destes, sua apresentação era em ordem alfabética de nomes, através de menus
suspensos. A seguir, foram selecionadas as listas de 3 departamentos como exemplo das classes
oferecidas pelo sistema no início da operação:
Quadro 2 - Lista inicial de classes e seus departamentos (amostra)
JURÍDICO
ACORDO EXTRAJUDICIAL
ATA NOTARIAL
ATO SOCIETÁRIO
CERTIDÃO
CONTRATO
DUE DILIGENCE
ESCRITURA
LEGISLAÇÃO
GUIA DE CUSTAS /EMOLUMENTOS
MATRÍCULA / TRANSCRIÇÃO
MEMORANDO
PAGAMENTO DE CUSTAS / EMOLUMENTOS
PARECER
PESQUISA
PROCURAÇÃO / RENÚNCIA / REVOGAÇÃO
PROTOCOLO / RECIBO
RELATÓRIO AUDITORIA
ADMINISTRATIVO
AUTORIZAÇÃO
CERTIDÃO
CHECK LIST
DECLARAÇÃO
EXTRATO
FORMULÁRIO
PLANILHA
PLANILHA DE FATURAMENTO
PROTOCOLO
OUTRO DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
COMERCIAL
CONTRATO
13
MOURA, Kamila de Andrade; LAIPELT, Rita do Carmo Ferreira; BARROS, Thiago Henrique Bragato. M4LAW e
suas Classes: um olhar sobre as possibilidades de representação da informação. Brazilian Journal of
Information Science: research trends, vol. 17, publicação contínua, 2023, e023048. DOI: 10.36311/1981-
1640.2023.v17.e023048.
REGULAMENTO
REQUERIMENTO
TESTAMENTO
TÍTULO DE CRÉDITO
ACÓRDÃO
ACORDO
ALVARÁ / LICENÇA / INSCRIÇÃO
ALVARÁ JUDICIAL
ANEXOS DE PETIÇÕES / RECURSOS
ATA DE AUDIÊNCIA
ATA NOTARIAL
AUTO DE INFRAÇÃO
CARTA DE PREPOSIÇÃO
CERTIDÃO
CITAÇÃO / INTIMAÇÃO
COMUNICAÇÕES – DECISÕES TRIBUNAL
ARBITRAL
DECISÃO INTERLOCUTÓRIA / LIMINAR
Fonte: Elaborado pelos autores com base nos dados do sistema M4law (2021).
A lista de classes iniciais é extensa, fazendo com que o usuário demore mais tempo do que
o necessário na busca pela classe do objeto, o que poderia culminar na escolha de opção mais
genérica (por facilidade), ou até mesmo na opção errada (por dúvida entre muitas alternativas).
Além disso, havia a inexistência de uniformidade entre as listas, que variava de 54 classes dentro
do departamento jurídico e apenas 1 no comercial; somada à repetição de termos de forma total
(classe Contrato presente tanto no departamento Jurídico quanto no Comercial,) ou parcial
(Planilha e Planilha de faturamento, ambas no Administrativo). Outro ponto de atenção foi a
apresentação de termos agrupados numa mesma classe e separados por um sinal de “/”, indicando
uma classe que abarcaria mais de um documento.
Tendo em vista os aspectos anteriormente citados, foi identificada a necessidade de
reavaliação das listas no sentido de reorganizar e uniformizar as opções de acordo com o contexto
informacional da instituição. De início, foi usada como base uma lista de tipos documentais
sugerida pelos usuários, revisada conforme estatísticas de uso (frequência e tipos de documentos
criados) com algumas adições realizadas após análise da relação fornecida pela nova plataforma.
No momento desta avaliação apenas a equipe do departamento jurídico estava utilizando o sistema,
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1640.2023.v17.e023048.
não havendo necessidade de divisão de classes por departamentos, portanto o produto desta fase
consistiu num rol mais objetivo de classes.
Entretanto, a variação de documentos produzidos e armazenados não se refletia nessa
listagem simples, ocasionando a falta de opções para classificar alguns documentos, e a existência
de classes muito gerais levou à tendência de classificações na opção mais “fácil” ou genérica,
concentrando grande quantidade de arquivos em classes que não exprimiam de forma objetiva do
que se tratava cada objeto, impactando diretamente na organização e recuperação dos documentos.
Após algumas atualizações de versão do software, a estrutura de classes sofreu alterações, tais
como a perda da separação de classes por departamentos, tornando-se uma listagem única
organizada em ordem alfabética; e a possibilidade de criação de subclasses, no sentido de
subdividir categorias.
O sistema permite inúmeras possibilidades de classificação, mostrando-se altamente
parametrizável, todavia entende-se que para poder usufruir de seus recursos de forma satisfatória,
é necessária uma reflexão acerca das possibilidades de representação documental, também levando
em consideração as características do documento jurídico e seu contexto de produção.
4 Princípios para a construção de um tesauro no M4law
Conforme já mencionado, a apresentação que o M4law oferece consiste numa estrutura
hierárquica de classes documentais organizadas em ordem alfabética, com a possibilidade de
criação de subclasses e subdivisões, configurando uma estrutura taxonômica. Apesar da boa
aceitação deste modelo pelos usuários, ainda foram identificados aspectos relevantes para serem
analisados, como a dispersão, extensão e ambiguidade da estrutura de termos. Dessa forma,
entende-se que há a necessidade de construção de um sistema de representação mais eficiente.
Respeitando as limitações de construção e modificação da plataforma já implantada, juntamente
com as necessidades de uso da equipe e os objetivos da organização, analisou-se a expansão da
taxonomia inicial para um instrumento que melhor se adeque ao contexto, nesse caso, um tesauro.
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Dentro da instituição, há uma divisão de departamentos que produzem documentos:
Jurídico e Financeiro/Administrativo. Assim, tanto a natureza da informação produzida quanto a
dinâmica de organização das áreas são diferentes, o que faz com que a própria lista de classes e
seus parâmetros precise de uma construção pensada em atender essas peculiaridades. Partindo do
pressuposto de que o cenário em que este relato está inserido o sistema (M4law) está operando de
forma contínua, o processo de construção do instrumento está em curso paralelamente ao
funcionamento corrente do software. Ou seja, não é possível “começar do zero”, uma vez que a
organização e os usuários dependem de a plataforma funcionar ininterruptamente. Este fator é
positivo, possibilitando avaliações de uso e feedback da equipe em tempo real; mas também
negativo, pois impossibilita grandes modificações na estrutura, sob pena de afetar
significativamente a interface a que os usuários estão acostumados.
Com relação à estrutura de classes principais, sua apresentação deve ser o mais concisa
possível, visando a economia de energia do usuário ao evitar a busca por um longo rol de opções
para classificar um documento (MARCONDES, 2001; KRUG, 2014). Dessa forma, as classes
devem ser específicas o suficiente para definir a categoria documental, e ao mesmo tempo
genéricas para “abrigar” a maior quantidade de variações de documentos, uma vez que seus
detalhes são especificados nos metadados de cada objeto. Gomes, Motta e Campos (2006, online)
entendem que a representação documentária em meios digitais se dá de forma arbitrária, uma vez
que
[...] os assuntos não permitem, via de regra, organização de classes mutuamente
exclusivas, ou seja, a organização de seu conteúdo não obedece a princípios
lógicos, mas reflete uma visão momentânea de um assunto ou do órgão ao qual o
site pertence. Então, cada diretório se organiza da forma mais conveniente para
seus responsáveis.
No que diz respeito à coleta de termos, Vital (2010) e Dodebei (2014) recomendam que
seja realizada com base na garantia literária, reunindo exemplos de aplicação e uso com base em
referências; e garantia de uso, levando em conta as necessidades dos usuários. Bocatto (2009)
também menciona o uso da garantia cultural, levando em consideração o contexto sociocultural
dos usuários. Já a norma técnica ANSI/NISO Z39.19-2005 (2005) menciona a garantia
organizacional, que consiste nas necessidades e objetivos da instituição. Ainda, Dodebei (2014)
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MOURA, Kamila de Andrade; LAIPELT, Rita do Carmo Ferreira; BARROS, Thiago Henrique Bragato. M4LAW e
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sugere que a análise situacional/ análise de domínio pode ser uma boa alternativa para auxiliar
tanto na identificação e tradução de termos quanto na construção da linguagem artificial como um
todo, uma vez que desloca o foco do usuário e/ou do documento, para o grupo que compartilha a
linguagem especializada.
Como trata-se de uma revisão e expansão da classificação existente e em uso, o processo
consistiu em aferir possibilidades de inclusão e aperfeiçoamento dos enunciados das classes,
revisando escrita, o uso do plural e singular nos termos, no sentido de padronização. Desta forma,
o corpus textual foi composto basicamente da própria produção documental da empresa, aliada à
consulta aos advogados, que podem ser considerado especialistas no assunto, e os principais
usuários do sistema. Foram realizados levantamentos documentais em busca de tipos, metadados,
estatísticas de uso, no sentido de formar um relatório de possíveis termos, bem como uma revisão
da literatura sobre documentação jurídica, para assim adequar os termos já existentes e identificar
candidatos.
Apesar da área jurídica ser um campo de especialidade com vocabulário próprio, este fator
não foi o único levado em consideração para a definição dos termos, uma vez que muitas classes
vêm de palavras comuns a outras áreas e até mesmo ao senso comum (nota fiscal, boleto), e se
mesclam com outros que são específicos do texto jurídico (alvará, carta precatória), o que pode
ocasionar ambiguidades (MIRANDA; SANTOS, 2018). Maciel (2001, p. 146) entende que “[...]
o Direito contempla as mesmas entidades do mundo leigo, mas acrescenta elementos jurídicos a
seu significado original.”. Também menciona a existência das categorias de termos de dupla
pertinência, que consistem naqueles que são utilizados tanto na área jurídica quanto pela
linguagem comum, e os divide em 3 grupos (MACIEL, 2001):
a) termos criados para definir conceitos do Direito, mas que foram absorvidos pelo
domínio público e são usados na fala corrente: herança, hipoteca, usufruto, entre
outros;
b) termos da linguagem comum que foram absorvidos pelo meio jurídico, e assim
adquirem um significado sobreposto ao que tinham anteriormente: desapropriação,
despacho, embargo, entre outros;
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c) termos comuns à fala corrente, que são adaptados com sentido específico além do
seu original, em razão de suas aplicações na área: pai, mãe, família.
Estas características da linguagem jurídica adicionam maior complexidade na construção
de uma linguagem documentária. Sobre a diferenciação entre palavras e termos, Laipelt e Krebs
(2021, p. 31) observam que “[...] termos e palavras distinguem-se: (1) por seus usuários; (2) pelas
situações em que são utilizados; (3) pela temática que veiculam; e (4) pelo tipo de discurso em que
costumam aparecer.”. Gomes (1990, p. 31) ainda complementa que:
No momento em que tomamos um termo o contexto é imprescindível, na medida
em que é através dele que determinamos seu único significado. A partir daí, o
termo ou descritor guarda independência do contexto, isto é, ao ser usado na
indexação ou recuperação da informação ele já carrega consigo o significado
relevante para o sistema.
Dessa forma, mesmo as palavras comuns se mantiveram como termos válidos para classes
em função da sua relevância para os usuários e para o contexto organizacional. Para Souza (2017,
p. 209) “[...] para que se garanta a correspondência entre o termo usado no SOC e seu significado
no âmbito do domínio jurídico, é de fundamental importância que os termos sejam definidos
usando fontes de informação jurídicas.” Dessa forma, para a definição dos termos buscou-se
respaldo na doutrina jurídica, na documentação jurídica e na diplomática. A macroestrutura tem
como divisão os departamentos Jurídico e Administrativo/Financeiro, tendo em vista que a
produção documental se divide nesses dois contextos.
A distribuição de classes e subclasses leva em conta a espécie e o tipo documental,
considerando assim tanto a estrutura do documento quando o contexto em que este foi gerado
(BELLOTTO, 2002). Como trata-se de uma pesquisa em andamento, a estrutura definitiva do
tesauro ainda não foi finalizada, mas já é possível ilustrar alguns termos escolhidos para fazerem
parte das classes do M4law, bem como suas definições, conforme quadro a seguir:
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MOURA, Kamila de Andrade; LAIPELT, Rita do Carmo Ferreira; BARROS, Thiago Henrique Bragato. M4LAW e
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Quadro 3 – Amostra de termos candidatos a classes e suas definições
Departamento
Termo/Classe
Subclasse
Definições
Jurídico
Acordo
Documento diplomático normativo, pactual, horizontal.
Ajuste ou pacto realizados por duas ou mais pessoas,
físicas ou jurídicas, em torno de um interesse comum, ou
para resolver uma pendência, demanda ou conflito.
(BELLOTTO, 2002, p. 47)
Certidão
Documento diplomático testemunhal comprobatório.
Documento emanado de funcionário de fé pública,
mediante o qual se transcreve algo já registrado em
documento de assentamento, elaborado segundo as normas
notariais ou jurídico-administrativas. (BELLOTTO, 2002,
p. 57)
Contrato
Documento diplomático dispositivo pactual, horizontal.
Registro de acordo pelo qual duas ou mais pessoas físicas
ou jurídicas estabelecem entre si algum(uns) direito(s)
e/ou obrigação(ções). (BELLOTTO, 2002, p. 61)
Petição
Documento diplomático informativo peticionário,
ascendente. Instrumento pelo qual se solicita algo à
autoridade pública sem se ter a certeza ou a segurança
quanto ao amparo legal do pedido. Difere do
requerimento, no qual a reivindicação está baseada em ato
legal. (BELLOTTO, 2002, p. 79)
Agravo
Recurso cabível contra as decisões interlocutórias
proferidas no processo, objetivando que estas sejam
modificadas ou reformadas. (GUIMARÃES, 2012, p. 65)
Contrarrazões
Alegações, por escrito, que uma das partes apresenta para
contestar, refutar, contradizer as razões do exadverso.
(GUIMARÃES, 2012, p. 228)
Memoriais
Sustentação escrita e dirigida a autoridade judiciária ou
administrativa. Peça escrita na qual uma das partes, por seu
patrono, especifica razões de fato e de direito que
amparam, em seu entender, a pretensão que discute em
juízo. (GUIMARÃES, 2012, p. 436)
Nota de expediente
Documento não-diplomático informativo, horizontal.
Publicação processual advinda dos diários oficiais que
serve como informativo sobre os andamentos e decisões
de um processo judicial. (BELLOTTO, 2002; SILVA,
2016).
Administrativo/fina
nceiro
Nota de honorários
Documento diplomático testemunhal de assentamento,
horizontal. Relação na qual se especificam os honorários
advocatícios devidos de pagamento em decorrência da
prestação de serviço profissional por parte de um
advogado, firmados através de contrato ou fixados na
forma da lei (BELLOTTO, 2002; SILVA, 2016).
Prestação de contas
Documento não-diplomático testemunhal de
assentamento. Conjunto padronizado de documentos que
comprovam o gasto de numerário exatamente de acordo
com a finalidade inicialmente proposta. (BELLOTTO,
2002, p. 80)
Fonte: Elaborado pelos autores com base em Bellotto (2002); Guimarães (2012) e Silva (2016).
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1640.2023.v17.e023048.
Por fim, com a observação e avaliações de uso e desempenho da classificação atual aplicada
ao M4law, verificou-se que ainda há espaços para classificações incorretas, fruto das ambiguidades
e ausência de uma padronização mais aprimorada nos termos que constituem as classes e suas
relações, além de variações que não estão abarcadas por esta taxonomia, que necessitam ser mais
bem documentadas e administradas. Há necessidade de um maior controle do vocabulário para
eliminar ambiguidades e generalizações, bem como o estabelecimento das relações entre os termos
que configuram as classes, pois seria possível explorar melhor os recursos da plataforma neste
sentido, otimizando a recuperação das informações. Para Laipelt (2015, p. 31):
A subutilização de softwares que permitem a elaboração de redes de remissivas
reforça a necessidade de maior domínio e compreensão de um conjunto de
princípios teóricos que podem contribuir para o aperfeiçoamento dos sistemas de
recuperação da informação, tais como as técnicas de elaboração de tesauros e o
estudo do fenômeno da variação no âmbito da Terminologia [...].
Neste sentido, acredita-se que o tesauro de tipos documentais em construção irá contribuir
tanto nas problemáticas de organização da informação acima expostas, quanto na melhor utilização
das capacidades do M4law para classificar e recuperar documentos e objetos dentro do software.
5 Considerações finais
A organização da informação é essencial para o bom funcionamento da gestão documental
e, consequentemente, para a gestão do conhecimento dentro dos ambientes corporativos. Assim,
torna-se imprescindível fazer uso de sistemas de organização e representação que sejam moldados
e adaptados às necessidades da empresa e dos usuários, no sentido de tornar eficaz a produção e
compartilhamento de informações entre a equipe. Para tal, é importante avaliar qual a melhor
opção para atender a estas necessidades.
Este artigo relatou os princípios para construção de um tesauro documental no domínio
jurídico para aplicação no software M4law, revisando o que foi realizado até então com as
atualizações da lista de classes, e aprofundando as teorias e métodos relevantes para o
desenvolvimento e a evolução do projeto, não se limitando aos aqui expressos, visto que se trata
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de um processo em execução. Houveram modificações desde o início do uso, e atualmente a
estrutura em vigor se mostra mais desenvolvida e eficaz, mas ainda carece de amadurecimento.
É notável que a plataforma apresenta capacidade para explorar melhor outros tipos de
relações entre termos, o que poderá vir a modificar e qualificar esta estrutura, inclusive com
recursos de inteligência artificial. As considerações atuais fomentam mais pesquisas acerca dos
tesauros e seus desdobramentos, mas estas questões serão abordadas em estudos futuros.
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Copyright: © 2023 MOURA, Kamila de Andrade; LAIPELT, Rita do Carmo Ferreira; BARROS, Thiago
Henrique Bragato. This is an open-access article distributed under the terms of the Creative Commons CC
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Received: 14/06/2023 Accepted: 29/10/2023
