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BRITO, Mihno Dgil Pinto de; BRITO, Raissa Carneiro de. Análise das políticas de preservação digital para
documentos de arquivo das instituições de ensino superior do Brasil. Brazilian Journal of Information Science:
research trends, vol.18, publicação contínua, 2024, e024023. DOI: 10.36311/1981-1640.2024.v18.e024023.
Análise das Políticas de Preservação Digital para
Documentos de Arquivo das Instituições de Ensino
Superior do Brasil
Analysis of Digital Preservation Policies for Archival Documents of Higher Education Institutions in
Brazil
Mihno Dgil Pinto de Brito (1), Raissa Carneiro de Brito (2)
(1) Universidade Estadual Paulista (UNESP), Brasil, mihno.dgil@unesp.br,
(2) Universidade Federal da Federal da Paraíba (UFPB), Brasil, raissacbrito@gmail.com
Resumo
As organizações de diferentes naturezas se voltam para questões relacionadas à preservação digital, busca
meios para que as informações digitais possam ser mantidas para as gerações atuais e futuras. Neste sentido,
os objetos digitais, tais como textos, imagens e áudios, necessitam de um processo de gestão voltado para
as suas especificidades, sendo importante seguir um conjunto de procedimentos necessários para a gestão
desses documentos digitais. Deste modo, políticas de preservação da informação digital podem ser uma
importante ferramenta para as organizações que querem controlar e gerir seus documentos. As instituições
de ensino superior (IES) produzem e armazenam um grande volume de informações, sendo as guardiãs do
conhecimento científico, e atualmente são predominantemente em formato digital. Armazenam teses,
dissertações, trabalhos de conclusão de curso e periódicos eletrônicos, em bancos de dados e/ou
repositórios. Este artigo realizou uma análise preliminar, buscou informações referente às políticas de
preservação digital para documentos arquivísticos das IES brasileiras, observou por meio dos sites
institucionais as informações referentes à preservação digital de documentos arquivísticos, buscou destacar
pontos relevantes para observações das informações coletadas. Para a escolha da amostra das universidades
foi escolhido o ranking 2021 da The World University Ranking, que lista as melhores universidades da
América Latina e do Caribe, sendo escolhido as 10 primeiras IES brasileiras dessa lista. Levantou-se nos
sites institucionais das universidades, informações sobre política de preservação de documentos digitais
arquivísticos. Observou, primeiramente, a dificuldade na localização de políticas de preservação das IES
pesquisadas, a ausência de uma padronização, e uma variedade muito grande nos setores responsáveis pelo
desenvolvimento e elaboração das políticas sobre preservação digital. Algumas instituições aplicam em
seus sistemas de bibliotecas, em seus repositórios institucionais voltados para as produções acadêmicas,
outras nos sistemas de arquivo e ainda outras uma aplicação de forma mais geral, buscou abranger todas as
áreas da instituição por onde os documentos circulam e são processados. Destaca-se a política de
preservação da Unesp, que desde de 2016, criou um grupo responsável pela elaboração de uma política de
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preservação digital para documentos de arquivo, a ser adotada por todos os setores da universidade
(Administrativo, Ensino, Pesquisa e Extensão) e serve de modelo para outras IES.
Palavras Chave: Política de preservação de documentos digitais; Preservação Digital; Documentos
arquivísticos digitais.
Abstract
Organizations of different natures turn to issues related to digital preservation, seeking ways to keep digital
information for current and future generations. In this sense, digital objects, such as texts, images and
audios, need a management process focused on their specificities, and it is important to follow a set of
procedures necessary for the management of these digital documents. In this way, digital information
preservation policies can be an important tool for organizations that want to control and manage their
documents. Higher education institutions (HEIs) produce and store a large volume of information, being
the guardians of scientific knowledge, and are currently predominantly in digital format. They store theses,
dissertations, course completion papers and electronic journals in databases and/or repositories. This article
carried out a preliminary analysis, seeking information regarding the policies of digital preservation of
archival documents of Brazilian HEIs, observing the information regarding the digital preservation of
archival documents on institutional websites, seeking to highlight relevant points for observations of the
collected information. To choose the sample of universities, the 2021 ranking of The World University
Ranking was chosen, which lists the best universities in Latin America and the Caribbean, with the first 10
Brazilian HEIs chosen from this list. Information on the preservation policy of archival digital documents
was collected on the institutional websites of the universities. It was observed, first, the difficulty in locating
preservation policies of the researched HEIs, the absence of standardization, and a very large variety in the
sectors responsible for the development and elaboration of policies on digital preservation. Some
institutions apply it in their library systems, in their institutional repositories focused on academic
productions, others in archival systems and still others apply it more generally, seeking to cover all areas
of the institution where documents circulate and are processed. We highlight Unesp's preservation policy,
which since 2016 has created a group responsible for drawing up a digital preservation policy for archival
documents, to be adopted by all sectors of the university (Administrative, Teaching, Research and
Extension) and serves as a model for other HEIs.
Keywords: Policy for the preservation of digital documents; Digital Preservation; Digital archival
documents.
1 Introdução
Diante das mudanças, ocasionadas pelas tecnologias de informação e comunicação (TIC),
a sociedade se vê diante de novas formas de produzir, armazenar, organizar e acessar a informação.
As organizações de diferentes naturezas se voltam para questões relacionadas à preservação
digital, busca meios, por onde, as informações digitais possam ser preservadas para as gerações
atuais e futuras. Neste sentido, os objetos digitais, tais como, textos, imagens, áudios, etc.,
necessitam de um processo de gestão voltado para as suas especificidades, sendo importante seguir
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um conjunto de procedimentos adequados e constantes necessários para seu gerenciamento e
guarda.
Deste modo, as políticas de preservação da informação digital, quando bem elaboradas e
aplicadas, podem ser uma importante ferramenta, para as organizações que buscam cada vez mais
aplicar esse conhecimento, entre essas, estão instituições de ensino superior (IES), ambiente, no
qual se produz e armazena um grande volume de informações, guardiãs do conhecimento
científico, atualmente predominantemente em formato digital, através dos bancos de dados e/ou
repositórios, que armazenam teses, dissertações, trabalhos de conclusão de curso e periódicos
eletrônicos.
Além dos documentos digitais relacionados à produção do conhecimento, as IES, também
são responsáveis por uma grande quantidade de documentos arquivísticos, produzidos diariamente
pelas diversas áreas que compõem uma IES, essa facilidade de produção e acesso às informações
digitais, cresce nas instituições a necessidade e a preocupação com o armazenamento e a
preservação digital. Para que se alcance esses fins é necessário gerenciar as informações e adotar
políticas que regulam os ambientes e procedimentos voltados à organização e manutenção das
informações digitais, no sentido que seus conteúdos tenham sua identificação, autenticação e
garantia da integridade dos registros, mantendo seu acesso por longos períodos.
Deste modo entende-se preservação digital como um conjunto de atividades ou processos
responsáveis por garantir o acesso continuado a longo-prazo à informação e ao patrimônio cultural
existente em formatos digitais. (FERREIRA, 2006).
Este artigo realizou uma análise preliminar, buscou informações referente às políticas de
preservação digital de documentos arquivísticos das IES brasileiras, observou nos seus respectivos
sites institucionais, as informações referentes à preservação digital, acervo de documentos
arquivísticos, buscou destacar pontos relevantes para observações das informações coletadas.
Deste modo vale destacar a importância da temática no âmbito da CI, e na arquivologia
brasileira e para a sociedade, no sentido que a preservação digital desempenha um papel crucial
garantido o acesso a longo prazo, a preservação do conhecimento registrado em formato digital
para as gerações futuras. Isso é especialmente importante no contexto da Ciência da Informação e
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da arquivologia, onde os estudos, volta-se a gestão do acesso a documentos e informações em seus
diferentes suportes.
O crescente fluxo de informação na sociedade através dos objetos digitais, mediados pela
tecnologia, ressalta pontos importantes e de grande desafio para a arquivologia e a Ciência da
Informação no sentido da preservação digital. Sendo necessário pesquisas que abordem processos
e metodologias para as instituições, voltadas para as questões do acesso a longo prazo e a
salvaguarda das informações contidas nos objetos digitais, através da preservação digital
2 Preservação digital
A preservação digital é um dos temas que vem sendo estudado na Ciência da Informação,
presente em publicações nacionais e internacionais, busca soluções de maneira interdisciplinar
para as questões que envolvem esse tema. Através de estudos que abordam as especificidades
desse tipo de informação que circula em meio digital em seus processos relativos ao
armazenamento, recuperação e acesso dessas informações para a geração atual e principalmente a
fim de preservar para as gerações futuras.
A Preservação Digital, não é somente realizar cópias de segurança (backup) dos
objetos digitais. Apesar de ser um elemento importante para a preservação digital,
as soluções de armazenamento e restauração não são ações técnicas suficientes
para garantir a preservação, busca, recuperação e acesso aos objetos digitais com
garantias de autenticidade. (Grácio e Madio 2021, p. 167)
Grácio (2016) define a Preservação Digital como sendo os processos de gestão envolvidos
na administração das atividades necessárias para garantir que um objeto digital possa ser acessado
e utilizado no futuro, a partir das TIC existentes na época e com garantias de sua autenticidade e
integridade.
Para entender melhor a preservação digital precisamos entender alguns aspectos
importantes e que é necessário diferenciar para se obter um melhor entendimento. São eles:
a) Objeto digital: definido como todo e qualquer objeto de informação que possa ser
representado por meio de uma sequência de dígitos binários. Esta definição abrange tanto
as informações nascidas no contexto digital (objetos nato digitais), como as informações
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digitais obtidas a partir de suportes analógicos (objetos digitalizados). Segundo Ferreira
(2006) são exemplos de objetos digitais, documentos de texto, fotografias digitais,
diagramas vetoriais, bases de dados, sequências de vídeo e áudio, modelos de realidade
virtual, páginas Web e aplicações de software, entre outros.
b) Documento digital: Seguindo a definição de Duranti (2009) entende-se como um
componente digital, ou grupo de componentes digitais, que é salvo, tratado e gerenciado
como um documento ou, mais especificamente, "um documento cujo conteúdo e forma são
codificados e utilizado valores numéricos discretos (como os valores binários 0 e 1). O
documento digital se difere dos padrões tradicionais conhecidos, há mudanças que vão
além dos meios de registro e armazenamento, dentre elas, a leitura direta e a relação
indissociável do suporte. A informação é codificada em bits, e desta forma, a leitura do
documento ocorre por intermédio de softwares, igualmente codificados em bits e acessíveis
somente por meio de computadores (RONDINELLI, 2013 apud SANTOS E FLORES,
2015).
c) Documentos Arquivísticos: Segundo o Glossário Básico de Arquivologia, documento
arquivístico é: “Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou
recebida no decorrer das atividades de uma instituição, ou pessoa, dotada de organicidade,
que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.”
(CONS. NAC. ARQ. CTDE. Glossário..., 2004, p.7). [...] todo documento criado por uma
pessoa física ou jurídica no decorrer de atividades práticas como instrumento ou
subproduto dessas atividades. Duranti (2002, p. 11)
d) Documento arquivístico digital: Segundo o Glossário Básico de Arquivologia,
documento arquivístico digital é: “Documento arquivístico codificado em dígitos binários
produzidos, transmitido e armazenado por sistema computacional. (CONS. NAC. ARQ.
CTDE. Glossário..., 2004, p. 7. Ver tb: CONARQ, Res. 20, art. 1º., §2º.). É um documento
digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado
ao sistema de arquivos. (CONARQ, 2011).
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Flores (2014); Innarelli (2014), apontam a preservação dos documentos digitais como um
grande desafio que deve estar concentrado nos esforços para manter as propriedades originais e a
capacidade de servirem de registro e fonte de informação, tendo em vista suas fragilidades,
complexidade, os custos, a obsolescência tecnológica e a degradação física, entre outros fatores.
Nesse sentido, Palleta e Gonçalves (2016), também ressaltam a vulnerabilidade da
preservação digital frente à evolução tecnológica e como garantir o acesso dos documentos digitais
às gerações futuras, destaca aí a necessidade de desenvolver uma conscientização dos profissionais
da área para a importância de se efetivar a preservação digital em todas as instituições.
3 Políticas para preservação de documentos arquivísticos digitais
As políticas para preservação de documentos, são um importante instrumento para trazer
diretrizes quanto a padronização de procedimentos que garantam a uma gestão voltada para a
preservação, por meio de políticas públicas ou institucionais. Theodor Lowi (1995) define política
pública, como a política pública que faz a política, podendo assumir quatro formatos, sendo eles:
a) Políticas distributivas: decisões tomadas pelo governo que desconsideram a questão dos
recursos limitados, gera impactos mais individuais do que universais, ao privilegiar certos grupos
sociais ou regiões em detrimento do todo. b) Políticas regulatórias: que são mais visíveis ao
público, envolvendo burocracia, políticos e grupos de interesse. c) Políticas redistributivas: que
atinge maior número de pessoas e impõe perdas concretas e no curto prazo para certos grupos
sociais e ganhos incertos e futuro para outros; são, em geral, as políticas sociais universais. d)
Políticas constitutivas: que lidam com procedimentos.
Deste modo a política de preservação de documentos arquivístico se enquadra como uma
política constitutiva, podendo contemplar ações gerencias, conjuntos de normas e procedimentos
estratégicos visa a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos digitais, vale ressaltar que
o documento arquivístico digital surgiu em virtude da evolução das tecnologias da informação,
mais precisamente com a entrada de suas ferramentas na Arquivologia. (Santos e Flores 2015, p.
201).
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Os documentos arquivísticos digitais, requerem uma gestão voltada à preservação, com
processos padronizados respeita as especificidades de cada etapa da organização, busca alcançar
soluções e criar condições de um ambiente digital seguro, a partir de diretrizes em modelos de
gestão que tem como ênfase a preservação digital.
A adoção de práticas voltadas para a preservação digital, parte de um pressuposto, de todos
os métodos existentes e procuram evitar o risco de criar barreiras para um uso pleno dos recursos
no futuro. Segundo Arellano (2004), para resolver esse problema, estão sendo elaborados e
testados nos últimos anos esquemas conceituais que permitem identificar as partes integrantes do
processo de preservação digital, assim como sua padronização em modelos de referência para
iniciativas de repositórios digitais.
Como preservação digital o E-ARQ (2011), define como sendo um conjunto de regras e
procedimentos que quando devidamente estabelecidos e executados, garantem a preservação no
tempo, sendo assegurado elementos relativos à validade e legibilidade, sendo necessário para tal,
processos, normas e regras, testados e validados, busca garantir a longevidade e o acesso contínuo
à informação. Estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos (SIGAD). Que é: “um conjunto de procedimentos e operações
técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por
computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.”
Para o ICA - International Council on Archives (2005), políticas, pode ser compreendido
como um conjunto de normas de cumprimento obrigatório, que efetiva a gestão de arquivo e de
preservação a longo prazo, visa apoiar a estratégia de preservação digital em uma organização.
Grácio e Valentim (2013) Discorrem acerca da Instituição de Ensino Superior (IES) que,
por sua característica e objetivo, possui grande quantidade de informação em formato digital, passa
pelos mesmos problemas e desafios. O conhecimento produzido nesse tipo de instituição constitui-
se em importante conjunto de informações que caracteriza o perfil acadêmico-científico de uma
IES, bem como sua visibilidade em termos de país e de mundo.
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Com base no modelo proposto por Grácio (2014), que elenca alguns elementos importantes
para o desenvolvimento de uma política de preservação digital, sendo eles:
▪ Definir o objetivo da política de Preservação digital (PD)
▪ Criar uma equipe multidisciplinar para elaborar a política
▪ Analisar políticas existentes
▪ Buscar informações com instituições que já tenham sua política
▪ Identificar os elementos necessários para a política
▪ Elaborar uma estrutura do documento
▪ Elaborar um rascunho
▪ Discutir o documento com as áreas e pessoas interessadas
▪ Aprovar a política institucionalmente
▪ Realizar revisões periódicas
Sendo também importante para a elaboração da política de preservação digital, observar
aspectos organizacionais, como objetivo da instituição, missão, visão e valores, apoiados por uma
equipe multidisciplinar com múltiplas competências, que realize periodicamente avaliações para
ajustes contínuos nas políticas elaboradas.
Os aspectos legais, garantindo o cumprimento das leis, normas e etc..., garantindo a
autenticidade, integridade e direitos autorais, quando couber, aos documentos arquivísticos
digitais, sendo necessário a plena observação dos aspectos técnicos, que garantam a manutenção e
suporte das TICs, onde estejam armazenadas as informações.
Deste modo, esse artigo busca ressaltar a importância da adoção de estratégias que
assegurem a preservação e disseminação da informação, pautada em um planejamento contínuo e
baseado na preservação a longo prazo dos documentos arquivísticos digitais
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4 Instituições de ensino superior do Brasil contexto atual
As IES são de extrema importância para o desenvolvimento humano, na produção do
conhecimento, que chegam até a sociedade, busca bem-estar e o contínuo desenvolvimento da
sociedade, segundo dados do último censo realizado pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas
Educacionais Anísio Teixeira, apoiado pelo Ministério da Educação (Inep/MEC) em 2019, o Brasil
contava com 303 IES públicas e 2.306 IES privadas. De acordo com esses dados percebe-se o
crescente número de IES. Com a pandemia ocasionada pelo vírus Sars-Cov (covid-19), impactou
diretamente o ensino, sendo necessário que a modalidade virtual assumisse lugar de destaque,
favorecendo o distanciamento social, medida importante, como enfrentamento ao vírus, amparada
pela Portaria MEC nº 343, de 17 de março de 2020, que diz respeito, sobre a substituição das aulas
presenciais por aulas em meios digitais enquanto durar a pandemia da Covid-19.
Este novo cenário coloca como ferramenta primordial para a manutenção das atividades de
ensino, os recursos das TICs, fazendo aumentar ainda mais, o fluxo de informações digitais, sejam
matérias das aulas, documentos administrativos, trabalhos de conclusão de curso, teses e
dissertações. Volta, com isso, as questões referentes à preservação dos documentos digitais.
Deste modo as IES inseridas nesse cenário, que alguns autores nomeiam como mundo
V.U.C.A. (Volatily, Uncertainty, Complexity and Ambiguity), sigla em inglês que expressa
características do cenário atual que vivemos, volátil, Incerto, complexo e ambíguo, segundo Elias
(2019), a síntese desses elementos, como a era da criatividade, onde as organizações precisam
modificar constantemente seus processos e coloca a gestão como um elemento chave para
acompanhar as constantes mudanças.
No Brasil ainda existem poucas iniciativas voltadas à preservação digital e algumas tratam
de soluções pontuais para informações digitais específicas. Evidencia-se também que são poucos
os modelos de gestão que abordam todos os aspectos relacionados à preservação digital em IES.
(GRÁCIO, 2012 p. 9)
Nesse cenário a sociedade está cada vez mais imersa em um ambiente onde a informação
digital está presente no cotidiano, também nas IES, sendo um desafio para os gestores a criação e
implementação de políticas para preservação de documentos digitais.
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5 Metodologia
Diante do objetivo deste artigo, fez-se um estudo comparativo sobre as políticas de
preservação digital nas instituições de ensino superior (IES). Buscou a partir de uma pesquisa
bibliográfica e também uma pesquisa exploratória conhecer de forma preliminar essas políticas e
analisar sob o prisma da preservação de documentos arquivísticos digitais. As pesquisas que se
propõem a uma análise das diversas posições acerca de um problema, pode ser utilizado o recurso
das fontes bibliográficas (GIL, 2002, p. 44).
Já como pesquisa exploratória tem como princípios norteadores: desenvolver, esclarecer e
modificar conceitos e ideias, a fim de formular problemas mais precisos ou hipóteses
de pesquisa para uma pesquisa profunda Gil (2002).
Sendo realizado por meio das seguintes fases:
1º Análise preliminar: buscou informações referente às políticas de preservação digital de
documentos arquivísticos das IES brasileiras, verificou nos sites institucionais as informações
referentes à preservação digital de documentos arquivísticos, buscou destacar pontos relevantes
para observações das informações coletadas.
2º Escolha da amostra das universidades: foi escolhido o ranking 2021 da The World
University Ranking, que lista as melhores universidades da América Latina e do Caribe, sendo
escolhido as 10 primeiras IES brasileiras dessa lista, esse ranking é o mais atual divulgado no
corrente ano de 2021 e possui o reconhecimento do Ministério da Educação (MEC), conforme
consta no site da instituição, e escolhido as dez primeiras IES brasileiras para compor a amostra
desta pesquisa, sendo elas:
1. Universidade de São Paulo (USP);
2. Universidade Estadual de Campinas (Unicamp);
3. Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG);
4. Pontifícia Universidade Católica do RJ(PUC-Rio);
5. Universidade Federal do Rio Grande Do Sul (UFRS);
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6. Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP);
7. Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ);
8. Universidade Estadual Paulista (Unesp);
9. Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC);
10. Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUC-RS).
3º fase exploratória: Levantou-se nos sites institucionais das universidades, informações
sobre política de preservação de documentos digitais arquivísticos. Observou-se, primeiramente,
a dificuldade na localização de políticas de preservação das IES pesquisadas, a ausência de uma
padronização, e uma variedade muito grande nos setores responsáveis pelo desenvolvimento e
elaboração das políticas sobre preservação digital. Algumas instituições aplicam em seus sistemas
de bibliotecas, em seus repositórios institucionais voltados para as produções acadêmicas, outras
nos sistemas de arquivo e ainda outras uma aplicação de forma mais geral, buscou abranger todas
as áreas da instituição por onde os documentos circulam e são processados
4º Análise: as políticas de preservação digital das IES foram analisadas com base no
levantamento bibliográfico realizado, observou se as IES possuem política de preservação e
ressaltou algumas observações importantes. A busca foi realizada através dos sites das IES que
fazem parte da amostra desta pesquisa.
6 Resultados
1 Universidade de São Paulo (USP):
Em seu site institucional, destaca os arquivos e centros de documentação e conta com um
banco de dados bibliográficos, local que possibilita a localização de monografias (livros e teses) e
periódicos. Os periódicos eletrônicos, são acessíveis pelo Portal Capes. Foi encontrado um site
que disponibiliza o acesso aberto das produções acadêmicas da USP, “AO” Open Access USP.
Não foi encontrada nenhuma informação sobre a política de preservação digital para documentos
arquivísticos da USP em pesquisa no site institucional.
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2 Universidade Estadual de Campinas (Unicamp):
Em seu site institucional, destaca informações sobre o Arquivo Edgard Leuenroth (AEL-
IFCH-Unicamp), que atua como um Centro de Pesquisa e Documentação Social, desde 1974,
atende à demanda acadêmica e preserva registros históricos na Universidade. Esse órgão, que
pertencente ao Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (IFCH) da Unicamp, preserva
documentos históricos - nos mais variados suportes e formatos - como livros, folhetos,
manuscritos, revistas, jornais, registros fotográficos, postais, cartazes, áudios, vídeos, etc.
Possui pesquisas voltadas a melhorar o sistema de Arquivos da Unicamp, liderado pelo
pesquisador Huberto Celeste Innarelli, onde gerenciam documentos digitalizados e digitais, com
o foco na preservação desses documentos. Não foi encontrada nenhuma informação sobre a
política de preservação digital para documentos arquivísticos da Unicamp em pesquisa no site
institucional.
3 Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG):
Em seu site destaca informações referente às obras digitalizadas e digitais que fazem parte
da sessão de Coleções Especiais da Biblioteca UFMG cobre diversas áreas do conhecimento.
Inclui número expressivo de raridades bibliográficas que retratam, dentre outros assuntos, a
história de Minas Gerais e do Brasil. Devido ao valor histórico, literário, cultural e patrimonial
deste acervo, torná-lo disponível e acessível é condição essencial para o resgate de nossa memória
regional e nacional.
4 Pontifícia Universidade Católica do RJ(PUC-Rio):
Em seu site destaca informações a respeito dos arquivos digitais, que ficam sob a
responsabilidade da Divisão de Bibliotecas e Documentação e da unidade coordenadora do sistema
de Bibliotecas. Seu principal objetivo é dar suporte de informação e documentação ao ensino e
pesquisa desenvolvidos pelos cursos de graduação, pós-graduação e extensão.
No conjunto, o Sistema de Bibliotecas possui um acervo de aproximadamente 175.000
títulos de livros, monografias, 15.000 teses digitais, 3.990 periódicos impressos, acesso a 37.000
periódicos eletrônicos e 199.000 livros eletrônicos. Em artes, o acervo concentra-se principalmente
em artes plásticas, design, desenho industrial, arquitetura e urbanismo e história da arte.
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BRITO, Mihno Dgil Pinto de; BRITO, Raissa Carneiro de. Análise das políticas de preservação digital para
documentos de arquivo das instituições de ensino superior do Brasil. Brazilian Journal of Information Science:
research trends, vol.18, publicação contínua, 2024, e024023. DOI: 10.36311/1981-1640.2024.v18.e024023.
5 Universidade Federal do Rio Grande Do Sul (UFRGS):
Em seu site foi localizado uma resolução de N° 138, DE 14 DE AGOSTO DE 2020, do
Conselho Universitário, que aprovar “Políticas Arquivísticas da UFRGS”, onde estabelece a
Política de Tratamento Arquivístico para todas as informações produzidas no âmbito da
Universidade, definindo competências e responsabilidades. Incluindo todos os documentos
produzidos ou recebidos pela UFRGS, oriundos tanto de atividades-meio, quanto de atividades-
fim, independentemente de suportes ou formatos.
Encontramos também, a RESOLUÇÃO N° 064, DE 19 DE MARÇO DE 2021 do Conselho
Universitário, que aprova a “Política de Preservação de Acervos Digitais da UFRGS, com o
objetivo da preservação os documentos digitais, sejam natos digitais ou digitalizados, produzidos
ou recebidos pela UFRGS, no desenvolvimento das atividades meio e fim, cuja custódia seja
responsabilidade da Universidade e que fazem parte de seus: Acervos arquivísticos; Acervos
bibliográficos; Acervos museológicos; Websites institucionais; Repositórios de dados; Sistemas
informatizados.
6 Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP):
As informações encontradas se concentram no acervo digital sob responsabilidade do
sistema de bibliotecas da UNIFESP, que busca atender aos cursos de graduação, pós-graduação e
extensão. O seu acervo tem por objetivo servir de apoio informacional às atividades de ensino,
pesquisa e extensão, atendendo a demanda de servidores e alunos, com ênfase em temas
relacionados às áreas de conhecimento dos cursos oferecidos pelo campus.
O acervo é constituído a partir de aquisições efetuadas com recursos orçamentários, e
também a partir de permutas com outras bibliotecas e do recebimento de doações. Contempla
materiais disponibilizados em meios físicos e eletrônicos.
7 Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ):
As iniciativas localizadas sobre preservação digital se concentram no sistema de bibliotecas
da UFRJ, são contempladas no programa de Apoio à Atualização de Manutenção de Acervos nas
Instituições de Ensino Superior e Pesquisa sediadas no Estado do Rio de Janeiro.
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BRITO, Mihno Dgil Pinto de; BRITO, Raissa Carneiro de. Análise das políticas de preservação digital para
documentos de arquivo das instituições de ensino superior do Brasil. Brazilian Journal of Information Science:
research trends, vol.18, publicação contínua, 2024, e024023. DOI: 10.36311/1981-1640.2024.v18.e024023.
Alguns dos projetos desenvolvidos são:
a) Ampliação e manutenção do acervo da Biblioteca Integrada Lucio Costa (FAUUFRJ);
b) Otimização do Espaço Físico e Preservação do Acervo Bibliográfico da Biblioteca Prof.
João Ferreira da Silva Filho, do Instituto de Psiquiatria da UFRJ;
c) Apoio à Atualização e Manutenção de Acervo na Biblioteca Plínio Sussekind Rocha do
Instituto de Física da UFRJ;
d) Projeto de Manutenção, Atualização e Preservação dos Acervos da Biblioteca José de
Alencar;
e) A Biblioteca de Obras Raras em Ciências Biológicas e da Saúde da UFRJ;
f) Na universidade se ensina porque se pesquisa: preservação do patrimônio de ciência e
tecnologia do instituto de biofísica Carlos Chagas Filho;
g) Projeto de manutenção de acervo do espaço Anísio Teixeira na UFRJ.
8 Universidade Estadual Paulista (Unesp):
A Unesp elaborou uma política de preservação digital para documentos de arquivo, a ser
adotada por todos os setores da sua universidade. Ela instituiu a Comissão para fins de elaboração
da Política de preservação digital de documentos de arquivo, ligada diretamente ao gabinete do
reitor na Portaria Unesp n° 81, de 1° de março de 2016. Foi localizada a política de preservação
digital homologada em dezembro de 2017, onde também foi criada uma comissão multidisciplinar,
permanente de preservação digital – CPPD, que tem a competência de implementar a política,
definir normas ou padrões a serem adotados, quando necessário.
9 Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC):
No site do repositório da UFSC foi encontrado uma política de seleção, preservação e
conservação da coleção de obras raras na biblioteca universitária da UFSC. São acervos
construídos ao longo da história da UFSC e não se trata do acervo comum de obras científicas e
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BRITO, Mihno Dgil Pinto de; BRITO, Raissa Carneiro de. Análise das políticas de preservação digital para
documentos de arquivo das instituições de ensino superior do Brasil. Brazilian Journal of Information Science:
research trends, vol.18, publicação contínua, 2024, e024023. DOI: 10.36311/1981-1640.2024.v18.e024023.
de pesquisa da biblioteca universitária, mas de uma coleção de obras raras e valiosas cuja
importância não se limita ao contexto estritamente acadêmico de uma biblioteca universitária.
10 Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUC-RS):
Administram uma base de dados, onde a interface disponível para os usuários no site Delfos
– Espaço de Documentação e Memória Cultural. Inaugurado em 4 de dezembro de 2008, o acervo
da PUCRS recebeu o nome Delfos, em referência ao Oráculo de Delfos da Grécia antiga,
exatamente por abrigar diversos tesouros. Entre seus itens, é possível encontrar documentos
referentes às áreas de Letras, Artes, Jornalismo, Cinema, História e Arquitetura.
O Espaço abriga raridades, como originais de livros, correspondências de autores escritas
de próprio punho, fotografias, documentos pessoais, como óculos e vestimentas, livros com
anotações particulares, plantas de arquitetura, jornais antigos, documentos a respeito da imigração
alemã no Rio Grande do Sul, quadros, entre outros. E a atualização do site facilita o acesso a esse
conteúdo.
Uma síntese da análise das informações coletadas pode ser vista no Quadro 1.
Quadro 1 – Síntese da Análise da Informaçãos
Instituiçõe
s de
Ensino
Política de
preservação
digital
Observações
Link para acesso à
política localizada
USP
Não
localizado
▪ As diretrizes de sua política têm o foco na
preservação e autenticação dos documentos
produzidos em meio digital.
▪ Os documentos são processados pelo sistema GPD
– Gestão de Processos de Documentos digitais,
incentiva que o documento nasça totalmente
digital.
Não localizado
Unicamp
Localizado
▪ Sua política de preservação de documentos
digitais, está voltada para o sistema de bibliotecas
(SBU).
▪ Implantação dos Pacotes de Preservação segundo
modelo OAIS.
https://www.pg.unica
mp.br/norma/3057/0
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BRITO, Mihno Dgil Pinto de; BRITO, Raissa Carneiro de. Análise das políticas de preservação digital para
documentos de arquivo das instituições de ensino superior do Brasil. Brazilian Journal of Information Science:
research trends, vol.18, publicação contínua, 2024, e024023. DOI: 10.36311/1981-1640.2024.v18.e024023.
UFMG
Localizado
▪ Os esforços relacionados à preservação, que foram
identificados, estão mais voltados para a
preservação do acervo físico, sob a
responsabilidade da Divisão de Coleções Especiais
da Biblioteca Universitária.
▪ Foi localizado o manual de gestão de documentos
arquivísticos publicado em 2019, onde possui uma
série de orientações, entre elas referente a
preservação digital.
https://www.ica.ufmg.
br/wp-
content/uploads/2019/
10/wfd_manual_ufmg
_digital_final.pdf
PUC-RIO
Não
localizado
▪ Possui planejamento contínuo na construção de um
base de dados com documentos digitalizados e
digitais que são armazenados para acesso e
preservação ou apenas acesso.
▪ São utilizadas técnicas de compressão de
arquivos, armazenamento, hardware, software,
atualização das mídias, tratamento técnico,
preservação; direitos autorais; fluxo de trabalho;
interoperabilidade com outros repositórios de
informação.
Não localizado
UFRGS
Localizado
▪ As diretrizes que orientarão a política arquivística,
definida para a UFRGS, na Resolução N° 138, de
14 de agosto de 2020, estão fundamentadas no
campo teórico da Arquivologia e acompanham as
boas práticas do cenário nacional e internacional
arquivístico, devendo ser aplicada tanto para a
gestão dos documentos convencionais quanto para
os digitais, salvo especificidades.
▪ Na Resolução n° 064, de 19 de março de 2021 traz
nas responsabilidades, que a preservação digital é
responsabilidade de toda comunidade
universitária. Cada agente cumpre papel elementar
no ciclo vital dos documentos digitais, sendo,
portanto, parte integrante do processo de
preservação.
http://www.ufrgs.br/cons
un/legislacao/documento
s/res-ndeg-138-
2020/view
http://www.ufrgs.br/cons
un/legislacao/documento
s/politica-de-
preservacao-digital-
1/view
UNIFESP
Não
localizado
▪ A conservação, por ser um conjunto de técnicas e
procedimentos destinados a assegurar a proteção
das obras contra fatores que possam afetar a sua
integridade, deverá estar incluída na Política de
Desenvolvimento do Acervo. Compete à
Biblioteca estabelecer política educacional junto
aos usuários, promovendo campanhas para o uso
consciente do acervo.
Não localizado
UFRJ
Não
localizado
▪ O Pantheon, que é o site do repositório
institucional da UFRJ, onde coleta, preserva e
divulga a produção acadêmica digital em todas as
áreas do conhecimento. São os ativos do
repositório, além de teses e dissertações da UFRJ,
artigos científicos, livros eletrônicos, capítulos de
livros e trabalhos apresentados em eventos por
professores, pesquisadores, funcionários
administrativos e alunos de mestrado e doutorado.
Não localizado
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BRITO, Mihno Dgil Pinto de; BRITO, Raissa Carneiro de. Análise das políticas de preservação digital para
documentos de arquivo das instituições de ensino superior do Brasil. Brazilian Journal of Information Science:
research trends, vol.18, publicação contínua, 2024, e024023. DOI: 10.36311/1981-1640.2024.v18.e024023.
Unesp
Localizado
▪ Desde 2016, criou um grupo responsável pela
elaboração de uma política de preservação digital
para documentos de arquivo, a ser adotada por
todos os setores da universidade (Administrativo,
Ensino, Pesquisa e Extensão).
https://www2.unesp.br/H
ome/cppd/politica-de-
preservacao-digital--
para-documentos-de-
arquivo-da-unesp---v-
1.0.pdf
UFSC
Não
localizado
▪ No Repositório Institucional da UFSC é proposto
como missão: armazenar, preservar, divulgar e
oferecer acesso à produção científica e
institucional da UFSC.
Não localizado
PUC-RS
Não
localizado
▪ Em seu repositório a PUC-RS propõe-se em
coletar, registrar, organizar, manter, preservar e
prover acesso aberto de forma on-line, à produção
acadêmica, científica e cultural da Pontifícia
Universidade Católica do Rio Grande do Sul.
Não localizado
Fonte: Dados da pesquisa, 2022.
Como destaque das instituições analisadas, ressalta a UNESP, onde foi observado a
formação de uma equipe de matriz multidisciplinar contendo profissionais de diferentes áreas,
contendo profissionais especialistas na Diplomática, especialistas em Tecnologia da Informação,
por exemplo, foi constituída uma equipe multidisciplinar que estudaram assuntos que seriam
importantes para a construção da política de preservação para documentos digitais, tais como: Leis,
recomendações do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), resoluções e etc...
O embasamento teórico para a construção da política de preservação de documentos
digitais da UNESP foi feito com base no Projeto InterPARES e teve como modelo, outras políticas
de preservação existentes e ativas, o da UNICAMP, foi uma delas, que possui sua política de
preservação de documentos digitais voltada para a produção científica, assegurar, o acesso e a
custódia confiável aos documentos, seguindo normas e protocolos internacionais de preservação
digital.
Na UFRGS, foi identificado em sua política de preservação de documentos digitais a
especificação da vinculação à preservação de maneira multidisciplinar, incluindo a diplomática.
Como por exemplo o Art. 3º da sua resolução normativa que trata: as estratégias, os planos
e as ações de preservação digital seguirão os seguintes princípios: Observar, quando pertinente, da
produção à preservação de documentos digitais, fundamentos da arquivologia, da biblioteconomia,
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BRITO, Mihno Dgil Pinto de; BRITO, Raissa Carneiro de. Análise das políticas de preservação digital para
documentos de arquivo das instituições de ensino superior do Brasil. Brazilian Journal of Information Science:
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da museologia, da diplomática, da gestão de dados, da documentação e das tecnologias de
informação e comunicação (TIC).
7 Considerações finais
O presente artigo buscou ressaltar a necessidade das IES terem uma política voltada para a
gestão dos documentos arquivísticos digitais, tendo em vista a necessidade, em um cenário que as
informações circulam cada vez mais em meio virtual, em decorrência das transformações geradas
pelas TICs e ampliada pela pandemia, que impôs o distanciamento social.
O trabalho se preocupa em entender as problemáticas da preservação dos documentos
digitais que ao longo do tempo estão sendo perdidos por falta de uma política nas instituições que
garanta sua preservação ao longo do tempo. A ausência dessas políticas e o fato desses documentos
ficarem sob a responsabilidade de profissionais de TICs e dos próprios administradores e não dos
arquivistas colocam em risco esse tipo de documentação. O que se defende hoje, é que os
profissionais da área de arquivologia em conjunto com os administradores, gestores e com os
profissionais de TICs aprendam a fazer e a criar políticas de preservação digital para que os
documentos não se percam e mantenham seu contexto e significado.
Damos um destaque na Política de preservação digital para documentos de arquivo da
Unesp, porque o modelo proposto pela mesma, atende os requisitos necessários para qualquer IES
elaborar a sua própria política de preservação digital para documentos de arquivo. Tendo sua
Política de preservação digital embasada por pesquisa teórica dos trabalhos científicos da área, de
autores renomados e tendo como base projetos como: o Projeto InterPARES - The International
Researchon Permanent Authentic Records in Electronic Systems, coordenado pela Profª. Dra.
Luciana Duranti da Universidade de British Columbia, Canadá, que, desde 1999 e o Catálogo de
elementos de política de preservação digital do projeto Scalable Preservation Environments-
SCAPE. Entre outros estudos que fizeram o alicerce de sua Política.
Algo que pode ser ressaltado, é a dificuldade em localizar a política de preservação digital
das IES analisadas, ausência de uma padronização, quanto a elaboração das políticas sobre
preservação digital nas instituições analisadas, sendo observado que algumas instituições aplicam
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BRITO, Mihno Dgil Pinto de; BRITO, Raissa Carneiro de. Análise das políticas de preservação digital para
documentos de arquivo das instituições de ensino superior do Brasil. Brazilian Journal of Information Science:
research trends, vol.18, publicação contínua, 2024, e024023. DOI: 10.36311/1981-1640.2024.v18.e024023.
em seus sistemas de bibliotecas, em seus repositórios institucionais, voltados para as produções
acadêmicas, outras nos sistemas de arquivo e ainda outras uma aplicação de forma mais geral,
busca abranger todas as áreas da instituição por onde os documentos circulam e são processados.
Outro ponto observado é que com a ausência de informações relativas às políticas
referentes à preservação dos documentos arquivísticos digitais, nos sites das IES analisadas,
quando encontrado informações das IES que não foram localizadas suas referidas políticas,
atribuíam a preservação digital aos sistemas de bibliotecas e ao acervo digital por ela disseminado.
Tal fato ressalta a importância das IES possuírem equipes multidisciplinares para construção de
suas políticas, compostas por arquivistas, bibliotecários, técnicos em TIs e etc. E com isso trazer
uma visão mais abrangente da preservação digital e suas múltiplas facetas e especificidades.
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Copyright: © 2024 BRITO, Mihno Dgil Pinto de Brito; BRITO, Raissa Carneiro de. This is an open-access
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Received: 29/04/2023 Accepted: 20/07/2024
