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EUZEBIO, Ingrid Lima; GERLIN, Meri Nadia Marques; SILVA, Luiz Carlos da. O lugar da memória na elaboração
da Política Arquivística e de Preservação: um estudo realizado à luz da Ciência da Informação. Brazilian
Journal of Information Science: research trends, vol. 17, publicação continua, 2023, e023019. DOI:
10.36311/1981-1640.2023.v17.e023019.
O LUGAR DA MEMÓRIA NA ELABORAÇÃO DA
POLÍTICA ARQUIVÍSTICA E DE PRESERVAÇÃO:
um estudo realizado à luz da Ciência da Informação
The Place of Memory in the Elaboration of Archival and Preservation Policy: A Study Carried out in the
Light of Information Science
Ingrid Lima Euzebio (1), Meri Nadia Marques Gerlin (2), Luiz Carlos da Silva (3)
(1) Universidade Federal do Espirito Santo, Brasil, ingridlimaeuzebio@gmail.com.
(2) meri.gerlin@ufes.br,
(3) luiz.c.silva@ufes.br
Resumo
Este artigo tem como objetivo compreender a importância da memória na elaboração de políticas
arquivísticas relevantes para a sociedade, possibilitando a continuidade de programas e práticas de
preservação que contribuam com o acesso à informação na era digital. Para isso, foi realizada uma análise
qualitativa por meio da pesquisa descritiva e, quanto aos procedimentos metodológicos, uma revisão de
literatura da produção científica disponível na Base de Dados em Ciência da Informação. Os resultados
permitem a percepção da relação entre memória e política da área da Arquivística, conduzindo ao
entendimento de que as decisões e deliberações acerca da política, voltadas para a preservação e para o
acesso aos documentos arquivísticos, acabam compondo e contribuindo com o processo de mediação que
envolvem o tratamento e a disseminação da informação. A memória social influencia os ambientes de
informação como: arquivos, centros de documentação e outras unidades de informação, públicas ou
privadas, cuja meta seja a guarda e a preservação de conjuntos documentais de interesse da sociedade,
relacionando-se com a memória institucional da organização e contribuindo para a articulação entre a teoria
e a prática relacionadas com a política arquivística que enfoca o acesso e a preservação documental.
Palavra-chave: Ciência da Informação; Política Arquivística; Política de Preservação; Memória
institucional; Memória social.
Abstract
This article aims to understand the importance of memory in the elaboration of relevant archival policies
for society, enabling the continuity of preservation programs and practices that contribute to access to
information in the digital age. For this, a qualitative analysis was carried out through descriptive research
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and, regarding methodological procedures, a literature review of the scientific production available in the
Information Science Database. The results allow the perception of the relationship between memory and
politics in the area of Archival Science, leading to the understanding that the decisions and deliberations
about the policy, aimed at the preservation and access to archival documents, end up composing and
contributing to the mediation process involving the treatment and dissemination of information. Social
memory influences information environments such as: archives, documentation centers and other
information units, public or private, whose goal is to guard and preserve documental sets of interest to
society, relating to the institutional memory of the organization and contributing to the articulation between
theory and practice related to archival policy that focuses on document access and preservation.
Keywords: Information Science; Archival Policy; Preservation Policy; Institutional memory; Social
memory.
1 Introdução
Perante as demandas informacionais nas instituições públicas e privadas e a crescente
necessidade do uso dos documentos como fonte de memória, é essencial ter o apoio de ferramentas
em consonância com as teorias arquivísticas. Para tanto, sugere-se a implementação de políticas
arquivísticas que envolvam a gestão documental, a difusão da informação e a sua preservação para
atender as necessidades da sociedade contemporânea. Além disso, tais políticas contribuem, direta
ou indiretamente, na preservação e no acesso da memória institucional e/ ou social, como no caso
das instituições públicas.
As políticas de acesso constituem uma das dimensões da política de preservação
contemplada por uma política arquivística (Oliveira 2011), ou seja, trata-se de uma política de
preservação e de acesso que é caracterizada como política arquivística. Outro ponto importante a
destacar é a relevância dessas políticas para a manutenção da memória social e institucional
refletindo como são entendidas e correlacionadas. Compreende-se como memória social, portanto,
aquela que ultrapassa as paredes da instituição, já que é constituída por uma construção social
composta pelos reflexos que os documentos arquivísticos trazem enquanto contributo histórico e
social, pois os documentos carregam a história e os reflexos da realidade social e da cultura, sendo
advento de identidade cultural.
Santos e Valentim (2021 p. 215) expõem que “[...] a memória pode ser considerada um
instrumento para a construção da sociedade e, consequentemente, torna-se uma temática complexa
[...]” acarretando em teorias discordantes e ao mesmo tempo complementares. A memória social
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é vista por esses autores, como um meio fundamental de conhecimento da história das
organizações e instituições, tornando-se necessária para abordar os problemas relativos à
compreensão do indivíduo como sujeito e objeto da própria memória, porque “[...] as organizações
e instituições são consideradas sistemas sociais, [então] a memória deve ser analisada como
fenômeno social, uma vez que é processo e produto de relações sociais [...]” (Santos e Valentim
2021 p. 211).
Sob o prisma da memória social, percebe-se que as políticas arquivísticas se apropriam dos
registros que envolvem todo o ciclo de vida documental, e que, pela ótica da técnica, o resultado
de sua aplicação pode ser vislumbrado ao dar entrada em um processo no protocolo, ao solicitar
um documento ou uma informação para a organização, ligadas à aplicação efetiva da gestão de
documentos, denotando sua característica técnico-científico.
Compreende-se que políticas públicas arquivísticas envolvem uma amplitude de fatores e
atores tanto em sua formulação, como em sua aplicação, pois não se restringe apenas ao local do
“arquivo”, mas se estendem a todo percurso da informação arquivística como recurso fundamental
à construção social do conhecimento (Jardim 2006).
A atuação de uma política pública arquivística influencia direta ou indiretamente os
cidadãos, porque traz celeridade ao setor público e auxilia com adequada manutenção das
informações geradas - nesse setor, que são recursos fundamentais para a construção da identidade
cultural e memória social.
Ressalta-se que a atuação do arquivo começa nas atividades administrativas de emissão ou
no recebimento do documento e, consequentemente, envolve todo percurso até o estabelecimento
do patrimônio documental, refletindo na construção social do conhecimento. Essa finalidade social
comprova a importância dos registros arquivísticos e o impacto das políticas arquivísticas para a
sociedade.
Oliveira (2011) acrescenta que uma política arquivística de acesso traz consigo implicações
vantajosas no âmbito da preservação do patrimônio arquivístico, porque ela provê o acesso e, por
isso, precisa garantir a preservação do acervo. A autora esclarece que toda instituição deve se
envolver na política de preservação e a mesma exigirá a contribuição de todos, inclusive dos
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usuários, reforçando a importância do planejamento para definição de prioridades para a ação da
política (Oliveira 2011 p. 65). Nessa perspectiva, objetiva-se compreender a importância da
memória na elaboração de políticas arquivísticas relevantes para a sociedade, possibilitando iniciar
um diálogo sobre a necessidade da continuidade de programas e práticas de preservação que
contribuam para o acesso à informação na era digital.
2 Procedimentos metodológicos
Rueda et al (2011) comunica que Le Goff (1990) apesar de não utilizar o termo memória
social, mencionava que a memória está ligada ao documento, ou seja, relata sobre o " [...]
armazenamento de informações, que permite comunicar através do tempo e do espaço, e fornece
ao homem um processo de marcação, memorização e registro". Entretanto, à luz da memória social
entende-se como memória institucional aquela relativa a uma instituição que permite a
reconstrução do passado, pelo resgate de sua história, auxiliando na tomada de decisão, na
identidade e cultura organizacionais, além disso orienta o futuro através dos fragmentos de
memória contidos nos documentos arquivísticos.
Quanto à memória institucional refletimos que “institucionalizar significa adquirir caráter
de instituição, oficializar, quando uma empresa [ou órgão público] se institui” (Rueda et al 2011).
São aspectos históricos relatados por Rueda et al (2011):
A Memória Institucional começa a ser tratada de forma sistemática a partir da
década de 1970, como reflexo dos estudos sociológicos, antropológicos e
históricos voltados à questão da memória, as empresas perceberam então que para
seu crescimento era importante registrar e preservar sua memória. Na década de
1980 na França são criados os Centros de Arquivos do Mundo do Trabalho. Na
mesma época no Brasil a Memória Institucional vinha sendo tratada de forma
mais acentuada em Centros de Memória, mais comumente nos órgãos públicos,
em algumas instituições privadas e com maior prevalência em instituições
acadêmicas. Fatores como o fim da ditadura, o processo de redemocratização, a
promulgação da Constituição de 1988 e o início do acesso às revoluções
tecnológicas, abriram a possibilidade de resgatar informações, para se conhecer
a história do país e disponibilizar essas informações de forma organizada e
transparente à sociedade. (Rueda et al 2011 p. 85)
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Sobre a memória institucional do Estado, Marcial e Vieira (2021) afirmam que se encontra
em risco de preservação porque:
Elas estão associadas às restrições orçamentárias, à visão de curto prazo e à
descontinuidade administrativa existentes no Estado brasileiro. Outra
consideração é que a falta de uma política de informação, composta de diretrizes
para a gestão e preservação da informação, em especial a digital, também
representa ameaça à preservação da memória do Estado. (Marcial e Vieira 2021
p. 166)
Logo, verificamos a necessidade de estarmos atentos à necessidade das políticas
arquivísticas, que abranjam a política de preservação passíveis de minimizar perdas e auxiliar a
vencer os desafios do acesso à informação, objetivando garantir a memória institucional, sem
perder de vista nesse processo, a importância da memória social. Para tanto, no estudo relatado a
seguir, foi realizada uma análise qualitativa por meio da pesquisa descritiva e, quanto aos
procedimentos, uma revisão de literatura da produção científica disponível na Base de Dados em
Ciência da Informação (BRAPCI).
A pesquisa descritiva foi realizada a partir da análise qualitativa para atender aos objetivos
dessa proposta, porque foca na interpretação de dados não mensuráveis (Matias-Pereira 2016). Em
se tratando dos procedimentos enquadra-se como uma revisão da literatura da produção científica
disponível na BRAPCI, para destacar, precisamente, o panorama nacional das produções no
âmbito da Ciência da Informação (CI).
A pesquisa foi realizada em outubro de 2021 adotando os seguintes descritores de busca:
“política arquivística”, “políticas de preservação” e “memória”. Utilizou-se, para isso, do recorte
das publicações de artigos científicos no idioma português, sem nenhum outro filtro. O processo
de recuperação procedeu-se com a seleção dos resultados de maior relevância para a temática por
meio da análise inicial dos títulos, resumos e palavras-chaves.
Logo, apresenta-se na seção a seguir o resultado da primeira estratégia de busca na
BRAPCI evidenciando as publicações sobre "política arquivística" e “memória” com as pesquisas
referentes ao descritor “política arquivística” e as variáveis: autor, título e ano, com o retorno de
25 (vinte cinco) publicações. Dentre elas, destacam-se 8 (oito) publicações relevantes para o
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presente estudo devido ao fato de que atenderam ao critério de possuir em seu conteúdo alguma
menção à memória, além de conceitos sobre a política arquivística (Seção 3).
Na segunda estratégia de busca na BRAPCI, utilizou-se os descritores: “política de
preservação” e “memória”, representados nos resultados da seção “política de preservação” e com
as variáveis: autor, título, referências, com retorno de 11 (onze) publicações. Dentre elas destacam-
se 6 (seis) trabalhos com maior importância para o presente estudo, uma vez que apresentam em
seu texto o conceito de política de preservação, além de comentarem sobre a memória (Seção 4).
Com isso, selecionam-se as produções mais significativas, para conceituarem política de
informação arquivística e política de preservação, sob o viés da Arquivologia e da Ciência da
Informação, assim como, para analisar a sua relação com a memória institucional e social contida
nos documentos arquivísticos.
3 Política Arquivística
A política arquivística vincula-se à política de informação e ambas possuem uma ligação
com a temática da memória. Silva e Garcia (2016) descreveram uma entrevista realizada com
Braman¹, que ao ser questionada sobre a relação entre memória e política da informação afirma:
que “[...] a política de informação tem um amplo domínio” que acaba por incluir a legislação com
uma diversidade de leis e regulamentos que afetam a memória de forma mais indireta e outras de
forma relativamente direta, além daquelas que afetam diretamente a memória (Silva e Garcia 2016
p. 242).
Braman, citada por Silva e Garcia (2016 p. 242), acrescenta que “[...] os Estados usam
diversas abordagens de memória em distintos estágios da formação, sobrevivência, crescimento
e/ou expansão do Estado”, portanto, o Estado com a memória oficial gera um enorme fluxo de
“[...] documentação detalhada (os registros oficiais) em que historicamente estão guardados
fisicamente em maciços arquivos [...]”, além de outros instrumentos de memória como “[...] a
digitalização e o desenvolvimento de uma rede global inteligente afetam as relações entre estado
e memória de várias maneiras” (Silva e Garcia 2016 p. 242).
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Com a finalidade de manter a memória, a preservação e a gestão de documentos tornam-
se imprescindíveis aos órgãos públicos. Por isso, Silva (2020) entende que políticas de gestão
documental criteriosas e estratégicas otimizam a tomada de decisão, a salvaguarda das informações
e promovem a eficiência e a eficácia na administração pública, além de propiciar a eficiente
recuperação de informações a respeito da história do município. Silva e Venâncio (2018, p. 3107)
concluem que “[...] as políticas públicas de informação não só são capazes de interseções com as
políticas arquivísticas, como muito dependem delas”, demonstrando o importante papel de uma
política arquivística dentro dos ambientes informacionais.
Logo, apresentam-se as publicações no Quadro 1 com as pesquisas referentes à temática
da “política arquivística” sobre a qual desenvolvemos as conceituações e outras observações
conforme pode ser observado a seguir.
Quadro 1 – Políticas arquivísticas (BRAPCI)
AUTOR
TÍTULO
ANO
REVISTAS
VITORIANO, Marcia Cristina
Carvalho Pazin
Objetivos do
Desenvolvimento
Sustentável e Políticas
Arquivísticas: o papel dos
arquivos municipais na
Agenda 2030.
2021
Revista Ibero-
Americana de
Ciência da
Informação
GRÁCIO, José Carlos Abbud;
TROITIÑO, Sonia; MADIO,
Telma Campanha de Carvalho;
BREGA, José Remo Ferreira;
MORAES, Maria Blassioli
Modelo para elaboração de
políticas de preservação
digital de documentos de
arquivo por instituições de
ensino superior: o caso da
Unesp.
2020
Revista Eletrônica
de Comunicação,
Informação e
Inovação em Saúde
SILVA, Luiz Carlos da;
VENÂNCIO, Renato Pinto
A identificação da política
arquivística como política
de informação: Os
arquivos públicos
municipais da região
metropolitana de Vitória –
ES.
2018
ENANCIB
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JARDIM, José Maria; GARCEZ,
Igor José
Proposta para a política e o
sistema de arquivos da
Universidade Federal
Fluminense.
2017
ENANCIB
ARREGUY, Cintia Aparecida
Chagas; VENÂNCIO, Renato
Pinto
Política arquivística na
prefeitura de Belo
Horizonte: um ponto de
vista gerencial.
2016
Revista Brasileira de
Biblioteconomia e
Documentação
JARDIM, José Maria
De que falamos quando
falamos em políticas
arquivísticas? Percepções
sobre políticas
arquivísticas no Poder
Executivo Federal.
2013
Ciência da
Informação
JARDIM, José Maria
Diversidade arquivística e
políticas de arquivos.
2009
Ponto de Acesso
SILVA, Welder Antônio;
SANTOS, Patrícia Kelly dos
Gestão de Documentos:
uma política arquivística
capaz de contribuir com
um programa de
Inteligência Competitiva
2007
Arquivística.net
Fonte: Elaborado pela autora (2021)
Os autores do Quadro 1 destacam a importância de implementar uma política arquivística
nas instituições públicas e esclarecem que a política arquivística é uma política de informação.
Referem-se a Jardim (2013) no que tange ao ciclo de política pública arquivística; sendo a
política arquivística um sinônimo de política pública arquivística, políticas públicas de arquivo,
política de informação arquivística e política de arquivo; também esclarecem que política não se
restringe aos normativos legais. Dessa forma, Jardim (2006) conceitua políticas públicas
arquivísticas envolvendo o fazer documental, gestão e todo aporte instrumental ao qual se sustenta
uma política arquivística:
De forma sintética, entende-se por políticas públicas arquivísticas o conjunto de
premissas, decisões e ações-produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas
governamentais em nome do interesse social que contemplam os diversos
aspectos (administrativo, legal, científico, cultural, tecnológico, etc.) relativos à
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produção, uso e preservação da informação arquivística de natureza pública e
privada. (Jardim 2006 p. 10)
Durce e Sousa (2013) atentam para o fato de que a política arquivística além de abranger
aspectos relacionados aos arquivos, também abarcam questões sociais, já que
[...] são o conjunto de premissas, decisões e ações que abarcam questões relativas
à gestão de documentos e demais aspectos relacionados aos arquivos
institucionais, objetivando a manutenção da informação arquivística,
primeiramente para apoiar suas funções e atividades e, secundariamente, para
atender às necessidades informacionais da sociedade, de uma maneira geral.
(Durce e Sousa 2013 p. 39)
Outra concepção importante sobre política arquivística é a de Vázquez (2004), que agrega
com uma visão social no que tange aos direitos e às necessidades da sociedade:
É aquela política que formula objetivos e propõe os meios adequados para servir
aos direitos e às necessidades da sociedade como um todo, das instituições
produtoras/ receptoras de documentos, dos interesses individuais e institucionais
e, finalmente, dos pesquisadores. (Vázquez 2004 p. 94 tradução nossa)
Do ponto de vista da cultura institucional, as políticas arquivísticas podem ser “setoriais
(em função das características de produção dos arquivos, tipologia, utilização, demarcação
administrativa, etc.) e podem apresentar uma configuração nacional, regional ou local” (Jardim
2006 p. 10). Em síntese, a maioria desses autores citam Jardim (2006) e Vázquez (2004) para
definição de política arquivística e interpretam sob o viés da Ciência da Informação e da
Arquivologia, destacando a sua natureza técnico-científica remetendo sempre a definições
similares à gestão de documentos, a qual abrangem políticas de preservação documental e políticas
de preservação e segurança de documentos digitais, entre outros elementos.
Pensar em políticas arquivísticas requer trazer o conceito de políticas públicas que, segundo
Vitoriano (2021 p. 354), está ligado “[...] à atuação dos governos para planejarem e dirigirem ações
de gestão nas diversas atribuições governamentais voltadas à vida em sociedade”. A autora
considera as políticas arquivísticas configuradas como políticas públicas devido a informação ser
um insumo para o desenvolvimento social, cultural, econômico e matéria prima para sua
elaboração, implementação e execução. Conforme a autora, é importante implementar políticas
públicas de arquivo porque possibilitam tanto o acesso quanto a preservação dos documentos.
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O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é um órgão colegiado vinculado ao
Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública, a fim de definir a política nacional
de arquivos (públicos e privados). Ele envolve a participação de uma série de atores (conselheiros
e membros de comissões de avaliação, câmaras técnicas e consultivas) que trabalham ao exercer
orientação normativa visando à gestão documental, à proteção especial aos documentos de arquivo
e estabelecem diretrizes (Conarq 2011). Para o CONARQ, “como diretriz geral, uma política
arquivística deve incluir as linhas gerais do programa de gestão; normas e procedimentos,
implementada em todos os níveis de uma entidade” (Vitoriano 2021 p. 355). Destaca-se a
necessidade das políticas arquivísticas incorporarem a gestão de documentos, que é responsável
por operacionalizar uma parte importante dessas políticas, à medida que gerencia todo ciclo de
vida do documento, ampliando a qualidade e promovendo a eficiência das organizações (Vitoriano
2021).
Segundo Vitoriano (2021 p. 357), os municípios devem se revestir de uma política
arquivística que defina diretrizes para “[...] a gestão de documentos, para a valorização da memória
da região e para o fomento da cultura de preservação do patrimônio da sociedade, com a
valorização da memória regional”. A autora conclui, que no Brasil, em especial nos municípios,
identifica-se o baixo índice de existência de políticas arquivísticas. Portanto, sugere a inserção de
políticas arquivísticas municipais na agenda governamental de 2030, pois a informação registrada
é “[...] apoio à decisão e à preservação da memória, visando ações de planejamento futuro”
(Vitoriano 2021 p. 357).
Vitoriano (2021) finaliza com um levantamento de elementos constitutivos das políticas
arquivísticas, dos quais cito alguns: uma política em todos os níveis da administração municipal;
implementação da gestão de documentos e a criação de seus instrumentos; a criação de Arquivos
Públicos Municipais, responsável pelas políticas arquivísticas e uma instituição cultural que
contribui com a preservação da memória (Vitoriano 2021).
Silva e Venâncio (2018) explanam sobre conceitos de políticas, políticas públicas e
políticas arquivísticas, destacando uma série de fatores constituintes e suas diversas vertentes. Eles
ressaltam a importância da informação na elaboração das políticas públicas e na tomada de
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decisões, sublinham os diversos ciclos de vida das políticas públicas os quais evidenciam o modelo
de política pública que Jardim (2006) apresenta dividido em três fases: 1) formulação; 2)
implementação; 3) avaliação.
Além disso, os autores Silva e Venâncio (2018) analisam políticas públicas arquivísticas e
políticas de informação num levantamento empírico dos arquivos públicos municipais da região
metropolitana de Vitória. Os resultados da pesquisa apontam para a ausência de políticas públicas
arquivísticas e sublinham a emergência da sua formulação e implementação, pois a ausência dessas
políticas “[...] inviabiliza a recuperação de informações, necessárias à boa gestão dos recursos
públicos e o efetivo exercício da democracia, em nível municipal. Portanto, o déficit de políticas
arquivísticas, aqui entendidas como políticas de informação é antes de tudo um déficit de
cidadania” (Silva e Venâncio 2018 p. 3100).
De acordo com Silva e Venâncio (2018 p. 3107), a política de arquivo é uma dimensão da
política de informação e “[...] apesar de serem específicas, uma está associada a outra, devendo
ambas possuir um alto grau de transversalidade” e concluem que a ausência de políticas
arquivísticas compromete a qualidade da gestão municipal.
Arreguy e Venâncio (2017) buscam definições de política arquivística na literatura
arquivística, referenciam-se em Carol Couture (1998), Vázquez (2004), Jardim (2006), tendo a
gestão de documentos em sua essência, conceituam como uma política flexível e dinâmica que
atende as vertentes jurídico-administrativa e patrimônio documental e entendem como um modo
combinado de implementação eficaz e eficiente para tratar todos os documentos de uma
organização. Eles discorrem sobre os sistemas de arquivos brasileiros e as inúmeras iniciativas
dispersas pelos mais variados arquivos em nível estadual ou municipal, acreditam que se
compartilhadas essas experiências, podem evitar duplicação de esforços (Arreguy e Venâncio
2017 p. 28).
Jardim e Garcez (2017) entendem que as relações entre sistemas de arquivos e políticas
arquivísticas são de grande pertinência, pois possibilitam uma gestão de documentos mais eficaz
e que a implementação de sistemas depende de vários aspectos, entre eles, torna-se relevante a
política arquivística. Os autores desenvolvem uma proposta de política e sistema de arquivos para
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a Universidade Federal Fluminense, ao qual destacam ser transversal e abranger áreas como
tecnologia da informação, comunicação e atividades finalísticas, entre outras. Concluem que “[...]
as políticas arquivísticas são consideradas um território pouco explorado na área de Arquivologia,
carecendo de reflexão teórica, metodológica e amplo debate” (Jardim e Garcez 2017 p. 18).
Vale salientar que a publicação de Jardim (2006) é citada em todos os trabalhos do quadro
1. Em todas as produções pesquisadas e de sua autoria critica a ausência das políticas arquivísticas,
destacando a “[...] inexistência de uma política federal de arquivos e grande desconhecimento
sobre a adoção de políticas arquivísticas por parte dos diversos órgãos do Poder Executivo
Federal” (Jardim 2013 p. 35). Ele entende que a ausência da política arquivística “[...] tende a
tornar muito mais onerosa a gestão arquivística e a conquista de padrões de eficiência e eficácia”
(Jardim 2013 p. 48).
Conforme Jardim (2013 p. 48), “[...] a política arquivística é implementada mediante a
adoção de ferramentas gerenciais consideradas as mais oportunas para a organização, desde
sistemas e redes de arquivos a programas diversos”. Portanto, ele ressalta a importância dos
estudos e debates no Brasil sobre os processos de formulação, implementação e avaliação de
políticas arquivísticas.
Em outro artigo, Jardim (2009 p. 49) afirma “[...] dispomos de uma escassa literatura e
poucas pesquisas que assegurem um conhecimento mais profundo para apoiar determinadas
iniciativas de políticas públicas em arquivos”. O autor entende que quanto mais produção de
conhecimento maior será o potencial de transformação do cenário arquivístico brasileiro. Pois “[...]
a produção e a difusão de conhecimento mediante o mapeamento sistemático da diversidade
arquivística brasileira poderá favorecer a ruptura com esse quadro e indicar-nos mais e melhores
possibilidades no desenvolvimento de políticas públicas arquivísticas” (Jardim 2009 p. 59).
Conforme destacado por Jardim (2013 p. 48), a política arquivística não se constitui apenas
por leis, programas, projetos, redes ou sistemas, mas, também, envolve recursos diversos
articulados às diretrizes formuladas por vários atores, configurados pelo consenso, em um ato
político-administrativo formal. Silva e Santos (2007) apresentam a gestão de documentos
(convencionais e/ou eletrônicos) como uma política arquivística, otimizando a tomada de decisão
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EUZEBIO, Ingrid Lima; GERLIN, Meri Nadia Marques; SILVA, Luiz Carlos da. O lugar da memória na elaboração
da Política Arquivística e de Preservação: um estudo realizado à luz da Ciência da Informação. Brazilian
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10.36311/1981-1640.2023.v17.e023019.
nas organizações, pois tem como função pré-estabelecer planejamentos estratégicos para a
produção, a utilização e a destinação dos documentos arquivísticos.
Grácio et al (2020) elaboram um modelo de políticas de preservação digital de documentos
de arquivo por instituições de ensino superior, tendo como base o caso da Universidade Estadual
Paulista Júlio de Mesquita Filho (Unesp), que disponibilizam para outros órgãos utilizarem,
fazendo adaptações de acordo com suas realidades. Os autores entendem como política arquivística
“[...] o conjunto articulado de princípios e diretrizes adotado para a criação, gerenciamento,
preservação de documentos de arquivo e para acesso a eles, utilizado por uma organização para
regrar o seu sistema de informação” (Grácio et al 2020 p. 565). Diante disto, os autores consideram
que a política de preservação digital está no cerne de uma política arquivística (Grácio et al 2020).
Ao refletir sobre os artigos acima entende-se a relevância que as políticas arquivísticas têm
para a gestão pública e os cidadãos, pois ela proporcionará ações para gerenciar, armazenar,
preservar e difundir as informações que são matéria prima da memória institucional e coletiva, são
provas e vestígios de história.
Para Vázquez (2004) a política arquivística possui flexibilidade, não sendo uma regra
imutável, mas uma ferramenta para o atendimento de duas vertentes: o serviço jurídico-
administrativo e o patrimônio documental. Apesar de serem duas vertentes diferentes, estão
associadas ao passo que “[...] o êxito da preservação em um arquivo requer levar à prática um
somatório de decisões e ações para uma correta gestão” (Oliveira 2011 p. 68), essas práticas de
gestão iniciarão na criação dos documentos e precisam levar em consideração a preservação do
patrimônio documental. Associada a uma correta gestão, existem as possibilidades de
implementação de uma política arquivística voltada para gestão documental e outra para
conservação do patrimônio arquivístico ou uma política arquivística que integra ambas as
vertentes.
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EUZEBIO, Ingrid Lima; GERLIN, Meri Nadia Marques; SILVA, Luiz Carlos da. O lugar da memória na elaboração
da Política Arquivística e de Preservação: um estudo realizado à luz da Ciência da Informação. Brazilian
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4 Política de preservação
As políticas arquivísticas promovem a preservação da memória institucional e social, uma
vez que prezam por essas informações arquivísticas para o seu acesso imediato e posterior, como
também podem ser fragmentadas em outras políticas, como política de gestão documental, política
de acesso, política de preservação, política de preservação digital, entre outras.
Sabe-se que a Arquivística atua de maneira a preservar os documentos convencionais e
digitais, para evitar uma Massa Documental Acumulada (MDA), que são conjuntos de documentos
acumulados desordenadamente, sem uma classificação e avaliação documental. Destarte, o papel
da política pública arquivística incorpora uma gestão informacional dos documentos arquivísticos
convencionais, eletrônicos, híbridos ou nato-digitais para mantê-los organizados e descritos de
acordo com os procedimentos arquivísticos. Convém ressaltar que
[...] para que os registros das ações sejam preservados e o acesso às informações
seja garantido à sociedade, pois há risco dessas tecnologias, quando são
desenvolvidas e hospedadas em arquiteturas e plataformas de terceiros, poderem
dificultar a preservação imperecedoura. Essas implementações tecnológicas são
responsáveis por mudanças que provocam um novo alinhamento do acesso e das
restrições, porém, as instituições arquivísticas precisam lidar com as inovações e
elas devem acompanhar as políticas de arquivos. (Silva 2020 p. 57)
Por sua vez, as ferramentas tecnológicas alinhadas com a política de informação
arquivística traz eficácia e autonomia, nas esferas política, econômica e cultural. Para Fonseca
(2005), essa mudança institucional provocada pelas tecnologias está associada aos aspectos da
busca de eficiência na esfera da administração pública e a criação das instituições arquivísticas
modernas, uma vez que são “[...] instituições inseridas no aparelho burocrático” (Fonseca 2005 p.
36).
Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais
e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais de informação e
prova para as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua criação,
manutenção, eliminação ou modificação. (Fonseca 1996 p. 5)
Para Germano (2016 p. 50), “[...] toda a documentação (em qualquer suporte) é tratada
desde o momento anterior à sua criação, normatizando e padronizando procedimentos para que
sejam classificados e avaliados” e por isso o papel da gestão documental é essencial, além de
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da Política Arquivística e de Preservação: um estudo realizado à luz da Ciência da Informação. Brazilian
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utilizar ferramentas para preservação dos documentos, possibilitando o acesso às informações e
disponibilizando sempre que solicitado aos cidadãos.
As políticas são as decisões utilizadas para alcançar objetivos quanto a um fim
social, através de estratégias que são realizadas pelos poderes públicos. Este fim
social abrange os cidadãos, que as aguardam para atendê-los num processo que
envolve os direitos da cidadania, podendo estar relacionada às questões sociais,
econômicas, culturais, científicas e tecnológicas. (Silva e Venâncio 2015 p. 2416)
A política arquivística possibilita o acesso à informação a curto e longo prazo, à medida
que preserva os documentos, pois possibilita um auxílio significativo para produção do
conhecimento, logo, reflete no exercício da cidadania.
A Arquivologia atua na preservação dos documentos contidos nos acervos para
uso imediato e também futuro, através das tecnologias digitais e ou analógicas,
que estão em uso na atualidade. Elas foram absorvidas dando oportunidades
sinergéticas, coletivas e corporativas de desenvolvimento das ações para a
produção do conhecimento. (Silva 2020 p. 56)
A preservação dos documentos arquivísticos na repartição pública deve orientar o uso, a
disseminação e a guarda documental, possibilitando a recuperação e salvaguarda das informações.
“Portanto, preserva-se para que a voz do presente ecoe no futuro, para que nosso esforço atual
encontre utilidade no desconhecido porvir. Sendo assim, quando preservamos, damos couto,
reservamos a essência para construir – com essa reserva – nova essência” (Borba e Siebra 2021 p.
25). Isso justifica todo o esforço da preservação e importância das políticas para que as práticas e
técnicas permaneçam consistentes ao longo do tempo.
Entende-se que “[...] para prover acesso, garantindo a preservação do acervo, torna-se
indispensável diagnosticar o conjunto da instituição e, cautelosamente, decidir como agir. Já que
sempre haverá uma escolha a ser feita e uma decisão a ser tomada” (Oliveira 2011 p. 61), ressalta-
se a importância de um diagnóstico prévio com levantamento de todas as tipologias documentais,
condições físicas, questões relativas ao acesso e disseminação da informação, levantamento de
fluxos informacionais e um estudo analítico de melhorias para tomada de decisão, para assim
iniciar um planejado analítico direcionado para tratamento e regras de preservação documental que
abrangerá todos os níveis informacionais.
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da Política Arquivística e de Preservação: um estudo realizado à luz da Ciência da Informação. Brazilian
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10.36311/1981-1640.2023.v17.e023019.
Todos esses fatores também precisam estar inseridos na política de preservação
documental, cujo levantamento conceitual foi apresentado no Quadro 2, dos quais, desenvolvemos
as conceituações e a relação com a memória.
Quadro 2 – Políticas de preservação (BRAPCI)
AUTOR
TÍTULO
ANO
REVISTA
REIS, Filomena Luciene
Cordeiro; AQUINO, Juliano
Gonçalves de
Patrimônio documental e a memória da
cidade: considerações acerca da gestão
da memória em Montes Claros, Minas
Gerais
2019
Ágora
RIBEIRO, Claudio Jose
Silva
Aportes tecnológicos para gestão e
preservação digital no Brasil: um
panorama do gerenciamento de
conteúdo em instituições de ciência e
tecnologia
2017
ENANCIB
YAMASHITA, Marina
Mayumi; WATANABE,
Edna Tiemi Yokoti;
PALETTA, Fátima
Aparecida Colombo;
OSORIO, Viktoria Klara
Lakatos
A memória e o tempo: a necessidade de
uma política de preservação no Instituto
de Química da USP
2016
Revista Brasileira
de Biblioteconomia
e Documentação
GIOVANAZ, Marlise
Pedras e emoções: os percursos do
patrimônio
2007
Em Questão
TEIXEIRA, Wilza Aurora
Matos
Ações de conservação e preservação da
memória no contexto digital
2002
Transinformação
SILVA, Sérgio Conde de
Albite
Em busca da consciência do que somos:
a identidade nacional através da cultura
1998
Arquivo &
Administração
Fonte: Elaborado pela autora (2021)
As publicações do Quadro 2 tratam das temáticas da memória e da importância da política
de preservação como recurso basilar da conservação e permanência de fragmentos da memória
social encontrados nos documentos arquivísticos. Um dos objetivos da política arquivística é a
preservação de fragmentos da memória. Sob esse viés, o arquivo moderno possui
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representatividade como fonte de prova e informação, centro cultural-científico e suporte para o
bom desenvolvimento da administração pública (Reis e Aquino 2019).
Na concepção de Reis e Aquino (2019 p. 18), a “[...] análise desses documentos revela
como são importantes para o conhecimento de fatos, acontecimentos, fenômenos e sujeitos
históricos, assim como a gestão da sua conservação e preservação é valiosa para a construção de
narrativas em vários campos do saber”.
O acesso a esses documentos é carregado de múltiplas possibilidades de pesquisa e também
um encontro com fragmentos da memória para fomentar a identidade cultural e memória social.
Porém, esse acesso só é possível se os documentos estiverem em bom estado de conservação, além
de considerar que existem outros fatores de risco que podem degradar ou inviabilizar a informação
documentada. É preciso ter consciência dos desafios para preservação e difusão dos documentos
que são produzidos e disponibilizados em suportes digitais no ciberespaço.
Diante disso, Reis e Aquino (2019 p. 18) entendem a necessidade de políticas públicas para
“conservação, preservação e divulgação de acervos documentais, para produções científicas, que
narram histórias e memórias”. Eles apontam que os documentos fomentam a produção de todos os
campos do conhecimento e por isso é de suma relevância as políticas públicas que privilegiem a
conservação de acervos documentais e divulguem para comunidade. E afirmam:
Dessa forma, a história e a memória local e regional fomentarão discussões e
atitudes relativas ao ser cidadão em um espaço urbano. Porém, sem a preservação
e conservação do patrimônio documental da Cidade, o homem perde alguns dos
seus referenciais enquanto cidadão. Preservar documentos públicos é também
conservar a memória e o direito de ser cidadão. (Reis e Aquino 2019)
Interessante compreender como a formação do cidadão tem uma relação íntima com a
memória, pois através dos documentos, o cidadão possui acesso a essa memória materializada que
pode promover sua identidade cultural. Teixeira (2002 p. 181) afirma que “o maior patrimônio de
um povo é a sua memória”.
De acordo com Giovanaz (2007 p. 239), uma política de preservação e produção de
patrimônio coletivo precisa recriar a memória, resgatar as ações e utopias não concretizadas. A
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autora acredita na existência de uma pluralidade de memórias coletivas heterogêneas, porém com
fortes referências de grupo, mesmo não referenciadas pela História.
Valentim (2010) entende que as políticas de preservação digital devem garantir a
continuidade de um processo de preservação digital. O mesmo vale para todas as políticas de
preservação que devem garantir a continuidade da preservação e conservação para o acesso futuro
à memória. Por conseguinte, Gomes et al (2014 p. 12) também destacam “[...] que a necessidade
de preservação da memória e a disseminação da experiência coletiva na sociedade visando garantir
a perenidade do patrimônio documental para permitir que gerações futuras conheçam o passado”.
Portanto, a preservação de documentos garante acesso à memória para futuras gerações, ao
passo que são consultadas e ressignificadas. Segundo Gomes et al (2014 p. 10), “[...] a memória é
a responsável por esta relação entre corpo presente e passado, interferindo no processo das
representações atuais. Através da memória, o passado vem à tona misturado de fatos e eventos
presentes”. Para eles a memória é uma construção social com múltiplas perspectivas.
4.1 Preservação de documentos como política de acesso
A preservação documental demanda uma série de diretrizes e procedimentos de gestão que
precisam ser previamente estabelecidas e implementadas por longos períodos temporais, por isso
orienta-se o estabelecimento de políticas de preservação e acesso aos documentos, devido “[...] a
justificativa para preservação da informação é o seu valor como instrumento de regulação,
memória e prova de determinadas atividades” (Moreira 2015 p. 43).
Conforme afirma Oliveira (2011 p. 63), “[...] o planejamento é essencial em qualquer
instituição que necessite estabelecer e implementar adequadamente suas políticas, tanto de acesso
e preservação, como também nas demais políticas necessárias”. Portanto, o planejamento é
essencial na construção da política de preservação e deve identificar todas as políticas da
instituição para que possam se adequar ou correlacionar, uma vez que a política de preservação
vai influenciar na cultura organizacional da instituição
Grosso modo, em uma política arquivística voltada para um setor ou órgão da instituição,
conhecida como micropolítica não precisa ser fragmentada, pode-se conter uma política
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arquivística que engloba a gestão documental, a preservação e o acesso dos documentos, desde
que bem delineada.
Nessa visão, Silva e Venâncio (2018) entendem que o armazenamento, o acesso e a
preservação dos documentos públicos estão imbricados, tanto na política de arquivos, como na
política de informação, sendo que “[...] a democracia e a sociedade dependem de respostas bem
formuladas a essas questões” (Silva e Venâncio 2018 p. 3108). Portanto, é indispensável que o
arquivo, como local de memória, aplique políticas e métodos adequados que garantam a
preservação e o acesso às informações arquivísticas. Nesse contexto Jardim (2004 p. 3) expressa
sua preocupação com mecanismos de recuperação da informação:
A noção de acesso à informação relaciona-se, portanto, a um direito, mas também
a dispositivos políticos, culturais, materiais e intelectuais que garantam o
exercício efetivo desse direito. O acesso jurídico à informação não se consolida
sem o acesso intelectual à informação. O acesso jurídico à informação pode
garantir ao usuário o acesso físico a um estoque informacional materialmente
acessível (um ‘arquivo’ no subsolo de um organismo governamental, por
exemplo) sem que seja possível o acesso intelectual dada a ausência de
mecanismos de recuperação da informação.
As práticas arquivísticas ancoradas nas políticas públicas arquivísticas otimizam as ações
para a manutenção dos documentos e para a preservação dos arquivos, auxiliando na garantia dos
direitos à sociedade. Outro elemento importante é que a política de preservação deve envolver
todos os agentes da instituição, inclusive os usuários, pois é um trabalho de gestão que estabelece
uma definição de prioridades de ação (Oliveira 2011). Ou seja, precisa envolver todos os
atores/sujeitos que possam ser afetados por essa política, para assim, ser implementada com
sucesso.
Nesse sentido, Oliveira (2011 p. 65) destaca a importância de esclarecer a todos os sujeitos
envolvidos “[...] a necessidade de observância às normas e demais gerenciamentos de preservação.
Este cuidado visa remover eventuais obstáculos políticos que possam surgir dentro da instituição
e converter setores estratégicos em aliados”, pois para garantia do sucesso da implementação de
uma política de preservação, todos os sujeitos precisam estar comprometidos com ela. O autor
ressalta ainda a importância de se preservar e prover o acesso, pois sem preservação não há acesso
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e sem acesso não há motivos para preservar, por isso, deve-se “[...] preservar para dar acesso e dar
acesso garantindo à preservação” (Oliveira 2011 p. 73).
Além disso, o acesso precisa ser direcionado para que a preservação do documento
continue sendo viabilizada. Nesse aspecto, a política de preservação altera a cultura da
organização, o tratamento do documento e da informação, por exemplo, ao manusear um
documento não rasurar ou, em caso de documentos digitais, manter a cadeia de custódia na
digitalização e a observância dos métodos e técnicas de preservação de documentos digitais.
Buscar harmonizar o dilema entre preservação e uso é, por conseguinte, urgente,
já que um aspecto não deve sobrepor-se ao outro, muito pelo contrário, ambos
devem ser utilizados como auxiliares mútuos em defesa dos direitos dos cidadãos,
de hoje e de amanhã, no acesso às informações que lhes sejam de interesse.
(Oliveira 2011 p. 68)
Nesse sentido, é necessário equilíbrio nas ações de uso, acesso e preservação através de
alinhamento das técnicas, métodos de difusão e preservação documental, sendo ideal iniciar o
cuidado da preservação ainda na produção do documento. A preservação e o acesso devem ser
correspondentes, pois “[...] a preservação sem acesso afasta-se da função social mais larga da
memória, pois preservar é uma dimensão prática atrelada ao acesso e à racionalização de memória”
(Borba e Siebra 2021 p. 25).
Uma política de preservação é estratégica, pois se refere a um conjunto de ações para salvar
identidades e referências do desaparecimento (Oliveira 2011), estende-se a memória dessas
identidades garantindo acesso delas na posteridade. Segundo Borba e Siebra (2021 p. 22), o grande
avanço tecnológico vem carregado das fragilidades dos suportes e armazenamentos digitais,
ameaçam a memória e cultura e não podemos interromper o ciclo da memória registrada a ponto
de inibir a troca de mensagens que sempre transcenderam ao tempo. Os autores relatam que o
problema da preservação digital é a conservação da narrativa das culturas. E por isso entendem a
preservação digital como uma proteção para inteligência social das gerações futuras, garantindo o
cumprimento dos objetivos do patrimônio cultural através da segurança tecnológica (Borba e
Siebra 2021 p. 27).
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EUZEBIO, Ingrid Lima; GERLIN, Meri Nadia Marques; SILVA, Luiz Carlos da. O lugar da memória na elaboração
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Com a finalização dos resultados deste estudo, torna-se importante pontuar que a memória
social é imprescindível para o funcionamento das organizações e instituições públicas, tendo na
Arquivologia o suporte necessário para a preservação e disseminação da memória, sendo então,
necessário que tais políticas (abordadas nesta seção e na seção anterior) se abram para a abordagem
dos problemas sociais dos atores com a sua história e dotados de sua subjetividade (Santos e
Valentim 2021). Muito ainda poderia ser discutido sobre esta última questão indicada, o que pode
sinalizar um canal de diálogo para outros estudos no âmbito da Ciência da Informação e para a
realização de discussões sobre a participação do sujeito nas políticas arquivísticas e de
preservação.
3 Conclusões
Os resultados permitem a percepção da relação entre memória e política arquivística,
conduzindo ao entendimento de que as decisões e deliberações acerca da política voltada para a
preservação e para o acesso aos documentos arquivísticos acabam compondo e contribuindo com
o processo de mediação que envolvem o tratamento e a disseminação da informação. A memória
social influencia nos ambientes de informação, como arquivos, centros de documentação e outras
unidades de informação, públicas ou privadas, cuja a meta seja a guarda e a preservação de
conjuntos documentais de interesse da sociedade, relacionando-se com a memória institucional da
organização e contribuindo para a articulação entre a teoria e a prática relacionadas com a política
arquivística que salienta o acesso e a preservação documental.
A atuação abrangente da Ciência da Informação possibilita o alcance de diversas áreas
temáticas que auxiliam a sociedade em todas as suas necessidades informacionais, com o propósito
de obter o desenvolvimento social e coletivo, reafirmando a necessidade da informação como
insumo básico da memória e a configuração das políticas de informação como meio de impulsionar
a preservação da memória, a disseminação e o acesso à informação. Portanto, as conceituações
sobre as políticas arquivísticas e de preservação são essenciais para compreender a relevância e a
influência da memória para as políticas públicas de acesso e informação.
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EUZEBIO, Ingrid Lima; GERLIN, Meri Nadia Marques; SILVA, Luiz Carlos da. O lugar da memória na elaboração
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Percebe-se que, apesar das crescentes discussões, as políticas arquivísticas ainda não têm
uma projeção devida, por ser parte de uma política de informação com um impacto significativo
para os órgãos públicos. Portanto, torna-se relevante a realização de estudos e pesquisas que
envolvam essa temática como contribuição ao desenvolvimento dessas políticas tão importantes
para sociedade. Nota-se que as publicações escolhidas correlacionadas à memória e preservação
não definem políticas de preservação, só explanam sobre a mesma brevemente, enfatizando o
debate da memória. Uma sugestão para as futuras pesquisas é, portanto, ampliar as abordagens
sobre políticas de preservação.
Porém, ao se referir sobre as pesquisas de políticas arquivísticas tem-se maior presteza
quanto às suas definições e sua relação com a memória institucional e social. Conclui-se que a
relação da informação e memória são afetadas diretamente pelas políticas de preservação, devido
às questões de acesso e disseminação dos fragmentos de memória contida nos documentos
arquivísticos. Diante disso, percebe-se uma íntima relação entre memória e políticas de
preservação, entendendo que esta relação, quando voltada aos documentos arquivísticos se
constitui como uma política arquivística.
Notas
(1) Dra. Sandra Braman, docente do Departamento de Comunicação da Universidade do Texas, com pesquisas sobre
os efeitos das tecnologias digitais e suas implicações políticas de informação.
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Dados da pesquisa
O endereço do repositório que contém os dados da pesquisa https://www.brapci.inf.br/.
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Received: 30/08/2022 Accepted: 30/03/2023
